Uma Reestruturação de Processos que Economizou 3,7 Vezes o Valor do Projeto!

março 20, 2018 9:30 am

Quando uma empresa contrata uma Consultoria Empresarial muitas vezes o resultado das medidas tomadas só é evidenciado no longo prazo.

A UCJ trabalha focada em resultados tangíveis. Com as mudanças que implementamos no Ministério Público do Trabalho de Belo Horizonte, estimamos uma economia anual de 3,7 vezes o valor pago pelo projeto!

Continue lendo para entender como um projeto de Qualidade em Processos pode gerar economias na sua empresa.

O Nosso Cliente

O projeto foi focado em um pequeno setor que de plano de saúde do Ministério Público do Trabalho, que conta com 3 colaboradores.

Neste setor identificamos uma grande oportunidade de sucesso do projeto. Apesar de enxuto, as melhorias proporcionadas impactariam todos os servidores do MPT,

Objetivos do Projeto

O escopo do projeto envolvia mapear os processos e atuar para reduzir o tempo gasto na execução do trabalho. Os servidores estavam muito sobrecarregados em suas tarefas dado um crescimento vertiginoso das demandas no setor ao longo dos anos que antecederam o projeto.

Para alcançar ambos objetivos simultaneamente utilizamos a metodologia Business Process Transformation, contando com mentorias da nossa parceira ELOGroup. A execução do BPT possui foco total em identificar oportunidades detransformações dos processos, gerando economias e melhorias significativas.

Dessa forma atuamos para diminuir o nível de sobrecarga dos funcionários, gerando economias de tempo na execução das rotinas.

Problemas e Soluções encontradas

Eliminamos 66% de retrabalho.

O setor em questão era responsável pelo cadastramento de todos os novos usuários do plano de saúde. Por conta dos diferentes sistemas utilizados, gerava-se uma repetitividade na inserção das informações.

Projetamos um plano de longo prazo que culminaria na comunicação automática entre todos os sistemas, que diminuiria o tempo gasto em cadastros de 2 horas para apenas 20 minutos.

Entretanto tal demanda levaria meses para ser atendida, por ser complexa e envolver diferentes setores. Pensando em trabalhar neste gargalo imediatamente pensamos uma solução quick win: uma planilha de cadastramento que interligava facilitava o cadastramento nos cinco sistemas.

Com a sua implementação mensuramos uma redução de 66% no tempo de execução da tarefa.  

Aumentamos a qualidade reduzindo os erros

Uma outra atividade do setor é a avaliação documentos financeiros enviados pelos prestadores de serviço. Muitos erros eram cometidos no preenchimento destes documentos de fatura, dificultando o trabalho dos funcionários do MPT.

Elaboramos uma  ferramenta de faturamento que reduzia a quase zero os erros possíveis no preenchimento. Dessa forma estimamos uma redução do número de faturas que chegam com erros, resultando numa redução estimada de cerca de 60% o tempo de realização da tarefa.

Priorização do Trabalho

Por fim, foi realizada uma análise de todos as atribuições dos funcionários do setor e as tarefas foram separadas em urgentes e programáveis.

Desta forma a carga de tarefas programáveis podia ser distribuída igualmente durante o mês. E mesmo uma demanda repentina de tarefas urgentes pode ser realizada sem comprometer a rotina, aumentando a satisfação dos beneficiários e reduzindo o estresse dos funcionários.

Resultados

Com todas essas melhorias implementadas estimamos uma redução de tempo equivalente a 3,7 vezes o valor do projeto contratado ao longo de cada ano. Para este cálculo utilizamos o salário base de um funcionário do MPT.

Esta é uma economia que perdura ao longo dos próximos anos, maximizando ainda mais o retorno financeiro de longo prazo do investimento.


Esse projeto mostra como uma consultoria, com a sua visão externa sobre a rotina de trabalho, pode identificar novas oportunidades de melhoria em sua empresa.

Nós da UCJ combinamos nosso conhecimento em gestão experiência do empresário. Visamos sempre alcançar resultados tangíveis que maximizem o investimento do nosso cliente.

Projetos de Qualidade em Processos podem alcançar diferentes resultados:

  • Redução de tempo gasto em tarefas;
  • Mapeamento dos processos produtivos e de negócios;
  • Melhoria na qualidade do produto ou serviço;
  • Aumento da satisfação dos clientes e funcionários;
  • Redução de desperdícios na fabricação de produtos/execução do serviço;
  • Identificar oportunidades de transformação nos processos, gerando melhorias disruptivas;

Você identificou que sua empresa pode se beneficiar de um desses resultados potenciais? Nosso diagnóstico é gratuito e lhe apresentaremos os potenciais existentes para sua empresa!

Entre em contato clicando abaixo:

 

Escrito por: Iago Amaral – Diretor de Projetos da UFMG Consultoria Jr.

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