Gerenciando Projetos Por Meio Da Gestão Da Rotina

janeiro 19, 2017 7:00 pm

Artigo GP

Um dos grandes desafios do andamento de projetos é gerenciar a rotina de forma com que tudo corra como planejado e a execução ocorra da melhor forma possível. Tornar o trabalho e as ações em hábitos é certamente a melhor forma de se fazer isso, por diversos motivos. Neste artigo será tratado o gerenciamento da rotina, como fazê-lo e seus impactos no resultado de projetos.

Quando uma tarefa se torna um hábito, ela é feita com excelência e em um tempo menor, otimizando e melhorando a etapa atual. O ideal é padronizar a execução e aprimorar a gestão do conhecimento, para que os bons hábitos e boas práticas se perpetuem para outros projetos. Vale ressaltar que apesar da execução padronizada, o objetivo de cada projeto é diferente, ou seja, essa padronização deve ser adequada às diferentes soluções. A base da padronização é a mesma, porém sua aplicação se dá de formas distintas.

Como fazer o gerenciamento da rotina?

Para que isso ocorra de maneira efetiva, devem ser reunidas boas práticas atuais e anteriores, bem como lições aprendidas. Conversas com antigos gestores e executores de projetos são excelentes para se ter um panorama da situação. Após reunir as informações, os processos de execução devem ser padronizados e ensinados aos executores. Após as repetições na execução, é notável que os procedimentos se tornarão hábitos, os quais irão poupar tempo e possíveis estresses.

A grande questão é que mesmo com rotinas padronizadas e hábitos prontos, alguns imprevistos podem surgir. Por isso, outra questão a ser explorada é a de treinar hábitos que trabalhem os pontos de inflexão no dia a dia, ou seja, prever e treinar os riscos no andamento do projeto. Para que isso seja feito, a equipe deve ser reunida de modo a analisar todas as etapas que compõem a execução e seus possíveis riscos. Através disso, traçar planos de ação para mitigar os imprevistos e treiná-los para que se ocorram futuramente, será um hábito, uma ação automática, que facilitará o trabalho e irá padronizá-lo. Isso ocorreu com o Starbucks em um momento crucial da empresa. Os funcionários não sabiam lidar com situações de estresse, como uma reclamação de um cliente. Para sanar o problema, um padrão de atendimento para resolver o problema de um cliente foi criado e por fim um hábito passou a fazer parte da rotina dos empregados. Todas as vezes que um cliente reclamava, os funcionários não eram mais obrigados a pensar: tinham a solução pronta e automática em suas cabeças.

Depois de padronizar as ações e torná-las hábitos, o gestor deve se preocupar com a gestão do conhecimento relacionada ao aprendizado do trabalhos. Formalizar os processos e deixá-los acessíveis faz com que sempre que haja alguma dúvida em relação ao que fazer, o executor saiba onde procurar para sanar seus questionamentos.

Por fim, vale ressaltar que esse tipo de iniciativa é cíclica. De tempos em tempos ela deve ser refeita ser trazida para a realidade atual, uma vez que boas práticas passadas podem não se adequar ao que se espera do período vigente. Assim, consegue-se sempre otimizar a rotina e gerar melhores resultados para os clientes, o grande objetivo de uma empresa.

Escrito por: Vinícius Neuenschwander – Gerente de Projetos

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