Processos: torne-os muito mais eficientes com Quick Wins

novembro 7, 2017 5:58 pm


As quick wins, ou ganhos rápidos, são oportunidades de melhoria para os processos de um negócio. Eles se caracterizam principalmente por serem de fácil implementação, não exigirem muitos recursos por parte dos empreendedores e trazerem ganhos de curto prazo. Outro fator importante das quick wins se deve à sua curta duração, ou seja, não é demandado muito tempo desde sua identificação até os ganhos reais, o processo dura em torno de 30 a 60 dias no total.

Para que essa estratégia seja bem-sucedida e traga bons resultados, é necessário que, primeiramente, se faça uma boa identificação e análise do impacto pelo esforço, o que somente é possível de se alcançar tendo uma equipe capacitada. É válido ressaltar que, após identificadas essas oportunidades de melhoria, sua implementação deve ser imediata, de forma a manter assim sua principal característica, que é gerar ganhos rápidos.

O mapa de oportunidades abaixo tem como intenção nortear a fase de identificação das quick wins, classificando cada uma das oportunidades que foram consideradas, de modo a evitar que a empresa em questão caia em armadilhas, que são muito comuns à primeira vista.

Assim como todos os processos no geral, as quick wins variam de empresa para empresa, mas devem manter, em todos os casos, as características citadas que as tornam simples. São alguns exemplos dessas estratégias:

  • Eliminação e alteração de processos ineficientes ou desnecessários;
  • Treinamentos de equipe;
  • Ferramentas de fácil manuseio e entendimento, como planilhas.

No que tange a identificação dos fatores a serem mudados, é preciso considerar o uso de algumas metodologias, como sessões de brainstorming, diagrama de causa e efeito, histogramas, diagrama de Pareto, entre outro.


COMO IMPLEMENTAR QUICK WINS NA MINHA EMPRESA?

Para que se inicie a próxima fase, a de análise, é necessário que se tenha, primeiramente, uma boa comunicação entre o dono do processo e as partes afetadas com a mudança proposta. Essa comunicação deve se estender desde a identificação até os ganhos obtidos, mantendo, assim, uma transparência entre ambas as partes.

A priorização de fatores é indispensável em qualquer processo, e com as quick wins não é diferente. Durante a identificação, podem ser encontradas inúmeras possíveis mudanças, porém é inviável lidar com todas ao mesmo tempo. Tendo isso em vista, é necessário que se faça uma espécie de funil de priorização com critérios a serem decididos, como por exemplo o maior ganho possível sendo despendido o menor esforço.

Por fim, é primordial também que se tenha, de forma bem estruturada, a demonstração de ganhos das medidas a serem implementadas. Essa demonstração deve ser feita de forma quantitativa, mostrando a diferença entre os cenários comparados, sendo um deles o atual, ou seja, antes da implementação e o outro com após a possível implementação. Devem ser considerados a TIR (Taxa Interna de Retorno), o valor ganho e payback provenientes da mudança.

É de extrema importância a utilização do ciclo PDCA na fase de implementação. O PDCA é uma simples ferramenta de gestão que consiste em quatro passos: planejar (plan), executar (do), checar (check) e agir (act), e por meio dele é possível identificar os problemas, propor planos de ação e colocá-los em execução, validar o que deu certo e o que não deu e agir sobre os desvios encontrados.

 

Dessa forma, é possível que as quick wins sejam implementadas de forma a corrigir os gargalos nos processos da empresa e se obter um ganho de curto prazo.


Helena Freire – Consultora da UFMG Consultoria Jr.

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