Os procedimentos internos e externos de uma organização quando bem organizados podem elevar o negócio a um patamar bem alto. Por isso, é importante evitar problemas na gestão de processos da sua empresa.
Quando se fala de empresas de sucesso, é quase uma “regra” citar a importância que elas dão aos seus processos.
Gestão de processos une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma empresa, organizando, definindo, visualizando, medindo, monitorando, e melhorando os processos de negócio.
Com isso, é possível melhorar a gestão da empresa na totalidade, assim como também a produtividade, lucratividade e os resultados da organização.
E seu negócio faz a gestão dos processos? Sabe a sua importância e como evitar erros na gestão de processos?
Se a sua resposta é não para essas questões, esse post é para você!
Abordaremos aqui sobre a gestão de processos e como evitar problemas nela. Continue lendo.
Afinal, o que é gestão de processos?
Do inglês Business Process Management – BPM, a gestão de processos, nada mais é do que o caminho que uma atividade percorre na empresa. Todo o percurso e barreiras entre departamentos, até o momento em que é finalizada.
Toda empresa é dividida por setores e cada um deles tem sua participação no processo de crescimento e na operação da empresa. Raramente se vê uma empresa em que as atividades são desenvolvidas apenas por um setor, mesmo estando em estágio inicial.
A realidade é que a operação e atividades da empresa envolvem diversos setores: TI, Vendas, Marketing, Administrativo, Financeiro, Suporte e dependendo do porte da empresa, até mais que esses.
Portanto, gerenciar processos não é exclusividade de grandes empresas. É muito recomendado fazer essa gestão de todos os setores, por menor que a empresa seja.
É possível até mesmo realizar a gestão de processos de uma área específica, como por exemplo, melhorar o fluxograma de comunicação com o cliente, ou otimizar processos de logística. São várias as possibilidades e setores as quais podem realizar a gestão de processos.
O principal objetivo da gestão de processos é diminuir a burocracia e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias ou acrescentando aquelas que se mostrarem mais eficientes.
E por se tratar de processo, o ideal é não precisar investir muitos recursos e tempo nisso, afinal, a ideia é facilitar e desburocratizar, não o inverso.
Processos simplificados são mais eficientes, ágeis e capazes de serem compreendidos por todos os setores da empresa. São importantes e benéficos.
Como evitar problemas na gestão de processos em 5 passos
Sem uma boa gestão de processos, sua empresa além de defasada, corre um grande risco diante de um mercado tão competitivo.
Adotar práticas sólidas de gestão de processos surge como um diferencial que pode ser facilmente percebido pelo seu cliente, desde o primeiro contato com sua empresa.
Além de impactar na visão que o cliente tem da empresa, a gestão de processos efetiva permite integrar sua equipe, seus sistemas e seus processos. Tudo interligado e alinhado ao negócio da empresa, o que poderá fazer com que ela seja referência e a escolha dos clientes.
E para isso, é necessário se atentar a 5 pontos importantes da gestão de processos:
- Engajamento dos líderes e equipes
Um dos pontos chaves para uma boa gestão de processos é o engajamento dos envolvidos no processo.
Para que o processo seja eficiente, é necessário o engajamento de todos os times envolvidos e serão impactados pelas eventuais mudanças, começando pela liderança, com papel fundamental na gestão e motivação da equipe.
Quando as pessoas da organização se comprometem com a gestão de processos e esse comprometimento vem de todos os lados, as mudanças fluem melhor, os recursos são facilmente alocados e as pessoas trabalham em prol de um objetivo único que é a gestão dos processos.
Pode-se também implementar programas de incentivo para resolução de problemas por meio de premiações. É algo que pode trazer ótimos resultados. São, aliás, umas das melhores maneiras de motivar uma equipe para identificar e resolver problemas na empresa.
- Capacitação contínua
Mesmo com o avanço da tecnologia e automatização de tarefas, o centro das operações de uma empresa ainda continua sendo as pessoas. Por isso, haverá sempre a possibilidade de algumas falhas, seja no processo e/ou nas atividades.
E para identificar esses problemas na empresa é essencial pessoas capacitadas e competentes para tal função. Se fazendo necessário investir na capacitação das pessoas.
Nesse caso, ter uma política interna com o objetivo de manter a capacitação contínua e sistemática de seus colaboradores, para estarem treinados e possam detectar e corrigir erros será fundamental.
- Uso da tecnologia
Utilize a tecnologia a seu favor na gestão dos processos.
Para automatização dos processos por meio da tecnologia, é necessário saber quais as demandas da empresa irão ser implementadas nesse processo e deve iniciar com a identificação das tarefas com mais urgência para serem informatizadas.
Para isso, é necessário que o líder/gestor realize um estudo prévio das atividades e rotina desenvolvidas no negócio. Além disso, é também importante analisar se os procedimentos que serão prioritariamente automatizados precisam passar por alguma mudança ou aperfeiçoamento. Isso irá assegurar que a tecnologia que está sendo implementada será suficiente para os gargalos da empresa, assim como terá vida útil em sua cadeia produtiva.
- Prazos
Estabeleça prazos para os estudos, os ajustes, o levantamento de informações e também a implementação. É importante considerar prazos possíveis.
Na gestão de processos, normalmente o responsável pelo setor sabe tudo sobre processos e organização de projetos, porém algumas vezes, não tem o conhecimento técnico que as etapas exigem. Por isso, é essencial a participação de todos os envolvidos nesse processo e principalmente na definição dos prazos.
Um dos problemas que pode-se ter, é estabelecer metas sem considerar a necessidade da equipe para a finalização das atividades. O que resulta em um prazo impossível, que, além de atrasar todo o cronograma de uma empresa, ainda pode frustrar ou sobrecarregar os colaboradores.
- Monitoramento
Tão importante quanto a gestão de processos é o seu monitoramento.
Deverá ser feito o acompanhamento observando o andamento das mudanças, se os processos se sustentam no dia a dia, se todas as novas etapas incorporadas são eficientes, se elas não estão criando um overhead maior que o planejado.
Este também é o momento de fazer revisões, caso se mostre necessário.
Concluindo…
Por maior que seja o desafio, é necessário dar um pontapé inicial para estruturação do seu negócio, possibilitando o crescimento sustentável do empreendimento.
Por isso, comece o quanto antes a gestão dos processos e aumente seus resultados!
