Quem nunca passou pela situação de precisar rever os processos internos do seu negócio, não é mesmo? Esta é uma tarefa que deve ser feita de maneira contínua.
Ter como foco a melhoria de processos é o caminho necessário para uma empresa caminhar rumo ao sucesso, portanto é essencial ficar de olho neste termo.
Neste conteúdo, iremos explicar sobre como a melhoria de processos internos pode impactar de maneira positiva o seu negócio, e ainda proporcionar experiências únicas aos seus colaboradores.
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Aliás, o que é a melhoria de processos internos?
A Melhoria de Processos, ou abreviadamente BPI, é um projeto ou programa desenvolvido para organizar os processos e atender às expectativas da empresa e do consumidor final.
As melhorias de processo podem ser aplicadas em um departamento ou em todo o negócio – os chamados processos de ponta a ponta. A segunda opção é a que mais agrega valor aos consumidores e à estratégia geral da empresa, pois afeta toda a sua cadeia produtiva.
Para isso, é importante analisar a situação atual com uma abordagem disciplinada e entender onde estão as oportunidades de melhoria.
A ideia geral é determinar a melhor forma de aplicar os recursos, eliminar etapas desnecessárias, agilizar a entrega e melhorar a qualidade do serviço prestado.
Benefícios que a melhoria de processos pode proporcionar
Redução de custos
O mapeamento de processos e a aplicação de melhorias impactam positivamente o setor financeiro. Isso ocorre porque as empresas param de gastar recursos em requisitos desnecessários, tarefas repetitivas e desfazer erros de pré-otimização.
Além disso, passa a usar o orçamento e outros recursos disponíveis de forma mais decisiva, garantindo assim maior taxa de retorno e redução de custos.
Otimização de tempo
Um processo mal definido cria uma cascata de atividades. Esse gargalo gera defeitos no produto final e torna todo o processo mais demorado.
Por isso, saber melhorar os processos é uma forma de agilizar as atividades e otimizar o tempo da equipe, da máquina e das tarefas.
Incremento nos resultados
As empresas que buscam melhores resultados podem se surpreender com a aplicação do BPI. A execução de processos com mais agilidade e otimização de recursos se reflete nos números alcançados ao final de cada período de avaliação.
A boa notícia é que o aumento da produtividade vem com a melhoria da qualidade da entrega, o que beneficia tanto a empresa quanto o cliente.
Qual o momento ideal para fazer a melhoria de processos?
É muito bom saber que a hora certa de focar na melhoria dos processos internos. Ainda que não haja um tempo ideal exato, conseguimos identificar alguns indícios de que a melhoria dos processos se tornou mais relevante.
Como comentamos no início, a melhoria dos processos internos é uma atividade contínua, mas observe os pontos que destacamos a seguir:
- Estude os indicadores existentes: realize uma análise abrangente de todos os indicadores medidos da empresa. Sempre tente responder se essas métricas são realmente uma medida de quão perto um negócio está de atingir seus objetivos.
- Pesquise como acontecem as interações com os clientes: existem padrões na forma como a empresa se comunica com os clientes? Existem interações suficientes? Existe um processo para garantir a exclusividade das informações?
- Gargalos: Quais etapas do processo existente são falhas? Eles podem ser resolvidos?
- Regras que orientam o negócio: Quais definições orientam a tomada de decisão de líderes e colaboradores?
- Transferência: A transferência de responsabilidade de um departamento para outro, ou mesmo uma migração de sistema, tem levado a erros? Quais?
Esse mapeamento é essencial para identificar reclamações dos consumidores, erros existentes dos diferentes setores, problemas que prejudicam o desempenho dos colaboradores, etc.
Maneiras de aplicar a melhoria de processos internos
Antes de aplicar o BPI, é preciso saber como identificar melhorias em processos. A seguir, listamos alguns passos fundamentais para otimizar e ter mais controle no funcionamento do negócio.
Identifique os processos já existentes
O primeiro passo é identificar todos os processos que pertencem à empresa. É importante fazer um mapeamento ponta a ponta para ter uma visão global do negócio.
Nesta fase, vale a pena identificar os processos existentes, sua importância para o valor final do produto ou serviço e quais métricas usar para avaliar o desempenho.
Aproveite para entender como funciona a análise de processos, pois é por meio desse controle e observação que oportunidades de melhoria podem ser identificadas.
Elenque os processos mais importantes
Defina quais são os processos mais críticos e quais são os menos importantes. Identificar as atividades em ordem de importância pode orientar quais delas devem ser priorizadas ao aplicar o BPI.
As empresas que desejam entender como fazer melhorias nos processos também devem entender o quão próximos (ou distantes) esses processos estão de seus objetivos para que possam ser realinhados.
Prepare a equipe para a execução da melhoria de processos
Lista de prioridades definida? Agora é a hora de preparar as equipes responsáveis pela primeira onda de mudança.
Defina quem será o “dono” do processo. Ou seja, o responsável pelo acompanhamento geral. Também é necessário listar as entradas e saídas e quais áreas terão responsabilidades “cruzadas” para a entrega.
Também é importante traçar metas alinhadas com os objetivos globais da empresa para que seja possível medir o impacto do BPI no negócio.
Nova definição de processos
A próxima etapa é definir o fluxo de trabalho na etapa de modelagem do processo. Como funcionarão as atividades? Como os diferentes setores estão envolvidos? Qual é o papel de cada colaborador?
Lembre-se, você precisa testar os resultados antes de implementar as mudanças. É por isso que é tão importante melhorar o processo pouco a pouco.
Implementação das Melhorias
Depois de testar a qualidade das melhorias, as empresas podem aplicar o BPI de ponta a ponta. Além de novos designs, é importante avaliar constantemente o desempenho e aceitar novamente as alterações. Afinal, a melhoria é contínua!
Conclusão
Neste conteúdo, conseguimos aprender um pouco sobre a melhoria de processos internos de um negócio, e o quanto ele é importante para a qualidade das atividades de uma empresa, não é mesmo?
Nós, da UCJ, levamos muito em consideração a melhoria contínua de nossas atividades.
Esperamos que este conteúdo tenha sido válido para você, caso tenha ficado alguma dúvida, basta conversar com um de nossos especialistas.
Até o próximo conteúdo!
