Quando uma empresa contrata uma Consultoria Empresarial muitas vezes o resultado das medidas tomadas só é evidenciado no longo prazo.
A UCJ trabalha focada em resultados tangíveis. Com as mudanças que implementamos no Ministério Público do Trabalho de Belo Horizonte, estimamos uma economia anual de 3,7 vezes o valor pago pelo projeto!
Continue lendo para entender como um projeto de Qualidade em Processos pode gerar economias na sua empresa.
O Nosso Cliente
O projeto foi focado em um pequeno setor que de plano de saúde do Ministério Público do Trabalho, que conta com 3 colaboradores.
Neste setor identificamos uma grande oportunidade de sucesso do projeto. Apesar de enxuto, as melhorias proporcionadas impactariam todos os servidores do MPT,
Objetivos do Projeto
O escopo do projeto envolvia mapear os processos e atuar para reduzir o tempo gasto na execução do trabalho. Os servidores estavam muito sobrecarregados em suas tarefas dado um crescimento vertiginoso das demandas no setor ao longo dos anos que antecederam o projeto.
Para alcançar ambos objetivos simultaneamente utilizamos a metodologia Business Process Transformation, contando com mentorias da nossa parceira ELOGroup. A execução do BPT possui foco total em identificar oportunidades detransformações dos processos, gerando economias e melhorias significativas.
Dessa forma atuamos para diminuir o nível de sobrecarga dos funcionários, gerando economias de tempo na execução das rotinas.
Problemas e Soluções encontradas
Eliminamos 66% de retrabalho.
O setor em questão era responsável pelo cadastramento de todos os novos usuários do plano de saúde. Por conta dos diferentes sistemas utilizados, gerava-se uma repetitividade na inserção das informações.
Projetamos um plano de longo prazo que culminaria na comunicação automática entre todos os sistemas, que diminuiria o tempo gasto em cadastros de 2 horas para apenas 20 minutos.
Entretanto tal demanda levaria meses para ser atendida, por ser complexa e envolver diferentes setores. Pensando em trabalhar neste gargalo imediatamente pensamos uma solução quick win: uma planilha de cadastramento que interligava facilitava o cadastramento nos cinco sistemas.
Com a sua implementação mensuramos uma redução de 66% no tempo de execução da tarefa.
Aumentamos a qualidade reduzindo os erros
Uma outra atividade do setor é a avaliação documentos financeiros enviados pelos prestadores de serviço. Muitos erros eram cometidos no preenchimento destes documentos de fatura, dificultando o trabalho dos funcionários do MPT.
Elaboramos uma ferramenta de faturamento que reduzia a quase zero os erros possíveis no preenchimento. Dessa forma estimamos uma redução do número de faturas que chegam com erros, resultando numa redução estimada de cerca de 60% o tempo de realização da tarefa.
Priorização do Trabalho
Por fim, foi realizada uma análise de todos as atribuições dos funcionários do setor e as tarefas foram separadas em urgentes e programáveis.
Desta forma a carga de tarefas programáveis podia ser distribuída igualmente durante o mês. E mesmo uma demanda repentina de tarefas urgentes pode ser realizada sem comprometer a rotina, aumentando a satisfação dos beneficiários e reduzindo o estresse dos funcionários.
Resultados
Com todas essas melhorias implementadas estimamos uma redução de tempo equivalente a 3,7 vezes o valor do projeto contratado ao longo de cada ano. Para este cálculo utilizamos o salário base de um funcionário do MPT.
Esta é uma economia que perdura ao longo dos próximos anos, maximizando ainda mais o retorno financeiro de longo prazo do investimento.
Esse projeto mostra como uma consultoria, com a sua visão externa sobre a rotina de trabalho, pode identificar novas oportunidades de melhoria em sua empresa.
Nós da UCJ combinamos nosso conhecimento em gestão experiência do empresário. Visamos sempre alcançar resultados tangíveis que maximizem o investimento do nosso cliente.
Projetos de Qualidade em Processos podem alcançar diferentes resultados:
- Redução de tempo gasto em tarefas;
- Mapeamento dos processos produtivos e de negócios;
- Melhoria na qualidade do produto ou serviço;
- Aumento da satisfação dos clientes e funcionários;
- Redução de desperdícios na fabricação de produtos/execução do serviço;
- Identificar oportunidades de transformação nos processos, gerando melhorias disruptivas;
Você identificou que sua empresa pode se beneficiar de um desses resultados potenciais? Nosso diagnóstico é gratuito e lhe apresentaremos os potenciais existentes para sua empresa!
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Escrito por: Iago Amaral – Diretor de Projetos da UFMG Consultoria Jr.
