A Gestão de Processos de Negócio é uma rotina importante para as empresas que buscam a excelência. Existem diferentes formas de buscar a melhoria contínua, tendo como resultados mais comuns a redução de custos ou o aumento da qualidade dos produtos!
Se você busca implementar uma boa gerenciamento de processos em sua empresa, continue lendo esse texto para aprender:
- 6 Passos para Implementação da Gestão e Transformação de Processos (BPM e BPT).
- Gerar resultados rápidos com Quick Wins.
Gestão de Processos Implementado em 6 Passos
A gestão de processos empresariais é a análise e melhoria contínua dos processos produtivos ou de negócio em uma empresa. Se você quiser revisar estes conceitos, leia o nosso texto O que é Gerenciamento de Processos de Negócios.
Existem diferentes métodos para executar a gestão de processos de negócios. Um dos mais famosos é o BPM – Business Process Management:
O BPM utiliza as melhores práticas de gestão para obter a melhoria contínua dos processos, em busca de alcançar os melhores resultados.
Nos Projetos da UFMG Consultoria Jr. nós utilizamos o Business Process Transformation, muito utilizada também por nossa parceira EloGroup Consultoria. O conceito é uma releitura do BPM, adaptado para a necessidade de dinamicidade que os mercados competitivos demandam das empresas hoje:
O BPT utiliza as melhores práticas de gestão para obter a melhoria contínua ou a transformação dos processos, de forma dinâmica e moderna, em busca de alcançar os melhores resultados.
Utilizando o BPM cria-se um escopo para transformação de um processo seguindo 6 passos:
1. Desafio:
Uma delimitação do desafio e qual o escopo da atuação. Nesta etapa são definidas as técnicas e ferramentas a serem utilizadas para resolver o problema, bem como os stakeholders que serão impactados.
Você pode utilizar ferramentas como:
- Matriz de Stakeholders: para identificar todas as pessoas interessadas e participantes dos processos de negócio gerenciados.
- Ferramentas de Qualidade: para identificar de forma quantitativa e objetiva onde existem problemas nos seus processos de negócio. Leia mais clicando aqui.
- Brainstorming: para levantamento das possíveis causas para estes problemas.
O Desafio deve ser descrito em uma frase, que sintetize de forma objetiva o que é uma definição de sucesso para a gestão de processos. Por exemplo:
Reduzir o tempo gasto pelo setor de atendimento ao cliente em tarefas que não agregam valor à experiência do cliente.
2. Imersão:
É um “mergulho” nos processos onde se cria uma visão da situação atual. Aqui você deve mapear os processos, se faz uma análise da situação atual e as “dores”, ou seja, os problemas de cada processo são identificados.
No mapeamento de processos são utilizados:
- Modelagem de processos de negócio, ou modelos As Is.
- Notação de BPM (BPMN).
- Softwares de modelagem, como Bizagi ou Heflo.
3. Solução:
Aqui onde são propostas as melhorias e soluções para os problemas encontrados. Uma análise de esforço e impacto é feita e os detalhes para implantação da mudança são feitos. Para definir uma boa solução utilize o 5w1h uma ferramenta de criação de planos de ação.
4. Experimentação:
Nesta etapa são criados modelos e simulações para testar a proposta de mudança. Protótipos e pilotos controlados são ferramentas típicas desta fase, além disso, a coleta de feedbacks também é um fator importante para que a experimentação aconteça da melhor forma e gere insumos que tragam valor.
É nesta fase onde você encontrará as quick wins, que nós explicamos logo abaixo no texto!
5. Implementação:
É onde as soluções escaláveis são implementadas, as partes necessárias são engajadas, os impedimentos são removidos para que tudo seja executado conforme foi planejado. Para uma boa implementação aprenda a engajar suas equipes utilize o quadro de gestão à vista e um bom relacionamento entre equipes.
6. Estabilização:
Pode ser definida como a etapa final, os processos são padronizados e as regras e responsabilidades para aplicação e perenidade das ações são definidas. Para acompanhar o sucesso das soluções propostas e identificar riscos de falhas antecipadamente, aprenda a definir bons indicadores de desempenho (KPIs).
Case de Sucesso: 400% de Economia!
A metodologia de Business Process Transformation foi utilizada em um projeto da UFMG Consultoria Jr. para o Ministério Público do Trabalho de Belo Horizonte.
Com as transformações implementadas durante o projeto foi possibilitado uma economia anual de 400% do valor do projeto! Isso significa que em 3 anos o projeto terá gerado uma economia 1100% maior do que o valor investido!
Clique no Banner e leia o Case:
Quick Wins: Mudanças de Baixo Esforço e Alto Impacto
Não é preciso esperar muitos meses para se obter resultados expressivos com a implementação da gestão de processos de negócio. Durante a implementação das etapas que você aprendeu neste texto, provavelmente irá encontrar diversas oportunidades de melhoria que chamamos de quick wins.
Uma quick win é uma melhoria que vai chegar um ganho rápido! Elas se caracterizam por demandarem baixo esforço de implementação, causando um impacto proporcional alto nos resultados da empresa.
Clique no banner abaixo e aprenda tudo sobre quick wins:
Um exemplo de Quick Win pode ser a utilização de um software de automatização de tarefas como o Zapier. Sua implementação pode levar alguns dias ou semanas, entre aprendizado e colocar em prática. Mas as economias de tempo serão escalares se aplicados a todos os processos de uma empresa, e continuam a economizar recursos ao longo dos meses seguintes.
Essa é uma das ideias por trás da gestão de processos de negócios: investir tempo e recursos na melhoria contínua dos processos. Essa melhoria será recompensada pela escala alcançada pela solução e pela economia contínua dos recursos ao longo do tempo!
Texto escrito por Ilmer Oliveira, Consultor da UFMG Consultoria Jr.
