Já ouviu falar do quadro Kanban? Do que se trata essa metodologia? Para que é utilizada?
Não precisa se preocupar, você está no lugar certo. Estamos aqui pra te ajudar com isso.
A metodologia Kanban foi criada pelos nossos amigos japoneses lá pela década de 60. É utilizada até hoje e pode se encaixar em diversas finalidades e situações.
Porém, vale salientar que cada caso é um caso. Ou seja, não existe uma fórmula pronta. Assim como não é possível generalizar uma situação e aplicá-las em contextos diferentes sem analisar cada situação individualmente.
E se tratando de metodologia de gerenciamento não será diferente.
Nesse post iremos falar sobre o que é essa metodologia, como pode ser utilizada e citaremos também exemplos para que possa aplicá-la na rotina da sua empresa.
Vamos lá!
O que é Kanban?
O quadro Kanban é um sistema ágil e visual utilizado para gerenciar a produção e/ou executar tarefas. Recebeu a característica de visual devida a utilização das cores de cartões coloridos (conhecidos como post-it) como sinalizadores.
Como citado anteriormente, foi desenvolvido pela Toyota para utilização em linhas de produção.
No Brasil, vem sendo utilizado há alguns anos. Não somente em chão de fábrica, mas por qualquer negócio que tem que tenha como desejo alcançar bons níveis de excelência em suas atividades e otimizar seus processos.
Inclusive, você acredita que o Kanban foi inspirado pela forma que as prateleiras de supermercados eram organizadas? Isso mesmo!
Taiichi Ohno, um engenheiro e homem de negócios da Toyota no Japão, viu que os supermercados gerenciava seu fluxo de estoque simplesmente estocando produtos suficientes para atingir a demanda do consumidor.
E na indústria de automóveis tinha um processo bem parecido em relação ao uso de materiais que eram utilizados para construir os carros.
Então você deve estar se perguntando: como é possível cartões coloridos conseguir gerenciar tarefas, não é?
Bom, é isso mesmo. A ideal principal do método é justamente ser simples e utilizar material de fácil acesso encontrado no próprio ambiente de trabalho.
Para facilitar, lhe mostraremos os elementos que contém nessa estrutura tão simples que é o Quadro Kanban.
Qual é a estrutura e os elementos do Quadro Kanban?
A estrutura do quadro Kanban é composta por 3 elementos:
Cartão
É o elemento que nomeou a metodologia. Kanban significa cartão em japonês.
Ele representa uma atividade que precisa ser executada dentro de um projeto, processo ou fluxo de trabalho.
Pode-se atribuir diferentes cores aos cartões e organizá-los por ordem de urgência, por responsável, por área ou pela classificação adotada pela empresa.
Coluna
As colunas representam o status que os cartões se encontram durante o processo e trabalho.
Geralmente esses status são classificados como: “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas não se trata de uma regra, podendo ser personalizado de acordo com a necessidade da empresa.
Uma sugestão para que se tenha um critério lógico, é manter a ordem original das colunas no Quadro Kanban, sendo as tarefas a se iniciarem à esquerda e à direita as que estão sendo finalizadas.
Dessa forma a movimentação dos cartões será da esquerda para direita e a coluna final marcará a conclusão da tarefa.
Quadro
É a estrutura que organizará as colunas e cartões, podendo ser virtual ou físico e também compartilhado com várias pessoas, áreas e/ou equipes.
Embora também seja utilizado de forma off-line através dos post-it em uma superfície branca ou de forma que consiga visualizar os cartões, a forma online é a mais indicada.
Para isso, é necessário fazer uso de softwares específicos.
A forma online permite que o quadro seja modificado com mais segurança e agilidade e por diversas pessoas de acordo com a finalização das tarefas.
Sem necessidade de estrutura física, facilita ainda mais a adaptação e personalização de acordo com as necessidades da organização.
Quais os principais tipos de Quadro Kanban?
Dentre os tipos de quadro Kanban podemos citar 3 exemplos que se destacam. São eles:
Kanban de produção
Nesse tipo de Quadro Kanban, os quadros ou softwares não são limitados e estão disponíveis para todos os colaboradores que estão responsáveis pela execução da demanda nessa etapa do processo ou projeto.
De forma simples e como citado anteriormente, são divididos em três fases:
- To do ou a fazer: tarefas a serem executadas;
- Doing ou fazendo: tarefas em execução;
- Done ou feito: tarefas concluídas.
Kanban de movimentação
Esse tipo de quadro Kanban é mais específico. Utilizado principalmente nas linhas de produção para comunicar aos setores o momento ideal de iniciar uma tarefa ou quando aguardar um comando para iniciar a próxima fase da cadeia produtiva.
E-kanban
Post-its e inovação não fazem uma boa combinação.
O E-kanban vêm sendo um dos mais utilizados, empregando ferramentas eletrônicas para elaboração do tradicional Quadro Kanban.
Para isso, podemos citar algumas ferramentas que poderão auxiliar nesse processo:
- Trello
- Jira
- Kanban Tool
Desses que foram citados, o Trello é o mais utilizado.
Contém diversas funcionalidades que poderão facilitar ainda mais o gerenciamento das tarefas e projetos no seu dia a dia.
5 benefícios de se utilizar o método Quadro Kanban
Se mesmo diante de tudo o que você leu ainda não se convenceu de utilizar essa metodologia como ferramenta importante no aumento da eficiência e produtividade da sua empresa, fica ligado nos três benefícios que iremos citar.
1. Reduz a ociosidade dos funcionários
É bastante comum queixas de gestores e empreendedores nesse quesito.
De fato, uma equipe ociosa poderá acarretar em diversos problemas. Não somente o prejuízo financeiro, como também poderá afetar o engajamento e a motivação no ambiente de trabalho.
2. Reduz o tempo de execução de tarefas
Com a evidenciação das responsabilidades e obrigações de cada colaborador, eles produzem mais e mais rápido. Sem que haja queda na qualidade do produto ou serviço, tornando o processo mais ágil e de alta qualidade.
3. É fácil e barato de ser aplicado
Por se tratar de um método visual, objetivo e sem burocracia acaba facilitando sua implementação. Além das ferramentas utilizadas serem gratuitas ou de baixo custo por já se tratar de um material que é facilmente encontrado dentro da organização.
Conclusão
Pronto! Tá esperando o que ainda para utilizar essa metodologia e aumentar sua produtividade?
Se você está procurando uma nova forma de melhorar os níveis de produtividade e fazer do seu time uma equipe de alta performance, ou se simplesmente quer um jeito melhor de organizar as suas demandas empresariais, vai fundo, o quadro kanban é para você!
