Na busca pela melhoria contínua, as empresas desenvolvem planejamentos, contam com metodologias e ferramentas para alcançar seus melhores resultados.
A Ferramenta 5W1H é utilizada para elaborar Planos de Ação sólidos e funcionais, abordando todos os seus aspectos essenciais!
Continue lendo este texto para conhecer as 6 partes da ferramenta 5W1H para criar Planos de Ação!
A importância dos Planos de Ação
Um plano de ação é uma série de atividades com o objetivo de solucionar um problema identificado.
Por exemplo, ao desenvolver um Planejamento Estratégico novo para a sua empresa, podem ser necessários meses e várias ações, envolvendo diversas pessoas, para resultar em uma boa implementação.
Somente bons planos de ação podem levá-las a alcançar o seu potencial máximo.
Se não são bem documentados, abordando todas as informações necessárias e comunicados aos responsáveis acabam sendo esquecidos e abandonados.
Muitas empresas falham ao tentar executar aquilo que foi planejado. Normalmente é um reflexo da etapa anterior – a elaboração do plano.
Os principais problemas são:
- Falta de clareza em relação a o que deve ser feito e como fazer;
- Falta de clareza em relação aos responsáveis por executar cada etapa do plano de ação;
- Falta de clareza em relação aos prazos a serem cumpridos.
5W1H – Conheça a Ferramenta
O 5W1H surge justamente para neutralizar todos os ricos citados acima. A ferramenta garante total clareza acerca do plano de ação elaborado pela empresa.
A sigla faz referências às 6 perguntas que devem ser respondidas sempre que um plano de ação é elaborado. São elas:
What (ou, “o que”):
Nada mais é do que um detalhamento do que se espera executar, por meio do plano de ação.
Um exemplo seria: “Elaborar uma campanha de divulgação de um novo produto.”
Why (ou, “por que”):
Visa esclarecer a razão por trás da execução do plano de ação. Continuando o exemplo, podemos pensar em algo como: “Para conscientizar potenciais compradores.”
Where (ou, “onde”):
Visa identificar o local no qual o plano de ação acontecerá. Por exemplo: “No Facebook e Instagram.”
Who (ou, “quem”):
Visa atribuir a responsabilidade pela execução desse plano de ação a uma pessoa específica, garantindo que cada plano de ação tenha um dono.
No exemplo, podemos pensar em algo como: “Fernando, da equipe de marketing.”
When (ou, “quando”):
Visa identificar os prazos para a execução do plano de ação. Continuando o exemplo, teríamos: “Até o dia 20 de julho de 2018.”
How (ou, “como”):
Visa apresentar o modo como o plano de ação será desdobrado, ou seja, quais ações devem ser feitas para que aquilo que foi estabelecido no What seja alcançado.
No nosso exemplo seria: “Elaborando a campanha contendo o novo produto e detalhando suas características.”
Um Plano 5W1H na prática:
Para entender como funcionaria na prática, veja este exemplo fictício:
“O Fernando, da equipe de design, ficará responsável pela elaboração de uma campanha de divulgação para nosso novo produto, visando conscientizar potenciais compradores da existência desse novo produto. Essa campanha será composta por uma arte, contendo o novo produto em destaque, junto às suas características detalhadas. O prazo final é dia 20/07/2018, e utilizará o Facebook e o Instagram da empresa.”
Ao ler essa descrição, vemos que os problemas citados anteriormente como causas de não comprimento de planos de ação foram completamente neutralizados.
Para as ações a serem executadas foi definido um responsável e um prazo. Além disso, está bem explicado o que deve ser feito e o por quê. Agora toda a equipe tem total clareza dos detalhes do que será feito.
Tão importante quanto isso, o Fernando, da equipe de design, agora tem total consciência do que é esperado dele, e dos detalhes da tarefa que ele deve executar. Diminuindo, assim, as chances de que ele cometa algum erro ou gera algum retrabalho.
A importância do “Por que?”
Ao comunicar com os funcionários de sua empresa o plano de ação, o campo do “Por que” é um dos mais importantes!
Além de todas as questões objetivas já definidas como prazos e etapas, é fundamental comunicar também a motivação por trás do trabalho a ser executado.
Isso aumenta o engajamento dos funcionários com as tarefas, melhorando os resultados obtidos.
Outros exemplos para implementar
Qualquer novo planejamento vai desencadear em uma série de planos de ação a serem seguidos.
Abaixo são alguns exemplos de situações que você poderá utilizar o 5W1H, seguido de artigos nossos que vão te ajudar a entender melhor sobre os temas:
- O Ciclo PDCA: A primeira etapa da metodologia (P de Plan, ou Planejamento) já gera diversos direcionamentos a serem executados na segunda etapa (D de Do, ou Execução).
- O Gerenciamento de Riscos: Nosso texto ensina 6 passos para implementar o gerenciamento de riscos em sua empresa. Cada um desses pode ser destrinchado em um ou mais planos de ação!
- O Gerenciamento Estratégico: Se você já tem um planejamento estratégico definido, são necessárias ações recorrentes para a manutenção de seu bom funcionamento!
- A Gestão de Mudanças Organizacionais: Implementar mudanças na sua empresa pode ser muito complicado e demandará diversas ações de variados responsáveis.
Acompanhando por meio da Gestão à Vista
Realizar um bom acompanhamento dos planos de ação criados com o 5W1H é necessário.
Dessa forma, gera-se o senso de urgência e importância necessário para que as ações sejam executadas no prazo.
Para conseguir os melhores resultados você pode evidenciar os planejamentos por meio de um Gestão à Vista.
Essa ferramenta é indispensável para motivar as equipes, e você pode ler mais no nosso texto:
Gestão à Vista: Aprenda a Comunicar e Direcionar Resultados
Rumo ao sucesso de sua empresa
Em meio de todos os desafios que existem ao gerir uma empresa, uma boa organização muitas vezes é a diferença entre aqueles que obtém sucesso e aqueles que se veem perdidos e sem saída.
Mais do que ter boas ideias, é vital para qualquer empresa conseguir organizar aquilo que deve ser feito, e então garantir a execução.
Com o 5W1H, temos uma ferramenta simples, mas de grande ajuda nesse processo. Ela pode abrir caminho para as mudanças que muitas empresas precisam.
Mãos à obra!
Inclusive, o que acha de fazer um diagnóstico gratuito da sua empresa? Seja na área financeira, de marketing, estratégia ou recursos humanos, a UFMG Consultoria ajuda a sua empresa a alavancar o crescimento através da consultoria empresarial!
Este artigo foi Escrito por Lucas Kumaira, ex Presidente e atual Conselheiro da UFMG Consultoria Jr.
