Muitas empresas têm tido como um grande desafio se manter competitiva no mercado, principalmente nesse cenário econômico que estamos vivenciando nesse momento.
O desejo dos empreendedores é ver sua empresa crescer com produtos ou serviços que sejam reconhecidos no mercado.
Em alguns casos, existem até oportunidades de alavancar o negócio, porém encontram um novo desafio que é o de manter a qualidade do produto e|ou serviços sem que haja impacto negativo no seu caixa.
E é nessa situação que muitos empreendedores se sentem perdidos e sobrecarregados e não sabem por onde começar.
O que ocorre na maioria das vezes é que os próprios gestores executam diversas tarefas, muitas delas relacionadas à operação da empresa, além daquelas relacionadas à gestão.
Muitas empresas têm buscado soluções para essa situação. Diante disso, a automatização de processos têm tomado cada vez mais espaço no mercado e sendo aplicada nos modelos de negócio.
Achou interessante essa solução? Então continue lendo nosso post que explicaremos o que é automatização de processos e como deve ser usada para ajudar o seu negócio.
Afinal, o que é a automatização de processos?
Automatização de processos tem como objetivo fazer com que os métodos de trabalho sejam mais fáceis, sem a necessidade de execução manual, através de uma atuação automática, padronizada e eficiente.
Outro objetivo importante da automatização é o corte de custos através da integração de aplicações, reduz o trabalho, acelera o tempo de execução das atividades e substitui processos manuais por aplicações de software.
De forma geral, a automatização de processos refere-se a ação de racionalização, otimização e automação dos processos pertencentes e relacionados à operação da organização.
Quais as vantagens e benefícios da automatização de processos?
A automatização de processos é que permite que as organizações possam projetar, executar, observar, monitorar e melhorar constantemente os processos do negócio, o que a torna uma das mais poderosas vantagens competitivas de uma empresa, assim como uma grande ferramenta estratégica.
O potencial que a automatização pode ter dentro da sua empresa, dependerá também do uso das ferramentas tecnológicas como aliada do negócio. O potencial é gigantesco, são capazes de controlar praticamente todos os processos empresariais que existem e podem simplificar inúmeras atividades, como por exemplo:
- Pagamento e recebimento de títulos em aberto;
- conciliação de contas;
- análise do fluxo de caixa;
- dar entrada das notas de fornecedores;
- criação de pedidos internos;
- identificação de baixas no estoque;
- transferência de produtos entre unidades;
- contato com clientes;
- negociação de débitos, entre outros.
A automatização de processos otimiza o tempo dedicado para tarefas de rotina, permitindo aos profissionais ou gestores focar no essencial para o crescimento do negócio.
Como podemos ver, a automatização de processos pode gerar vários aspectos positivos em sua empresa. Iremos citar abaixo mais 5 desses benefícios. São eles:
- Ganho e melhoria da produtividade
Esse é o sonho de muitos gestores.
Produtividade é gerar melhores resultados, em menos tempo e com o mesmo número de pessoas na equipe sem que haja impacto na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos no mercado.
A sistematização de alguns processos utilizando ferramentas tecnológicas que possibilitam acesso à informação sobre seus clientes, como reuniões, conversas, oportunidades abertas ou perdidas, contatos e outros dados importantes para a operação da empresa, faz com que isso seja possível com apenas alguns cliques.
- Redução das tarefas repetitivas
Uma realidade que precisa ser aceita é de que tarefas repetitivas e automáticas devem sim ficar a cargo de máquinas ou softwares. Trata-se de tarefas que desgastam os colaboradores, sobrecarregam sua criatividade e reduzem a sua motivação.
A partir da automatização dessas tarefas, é possível que os colaboradores migrem para tarefas mais estratégicas, resultando em novos formatos de vendas, mais tempo nas negociações, melhor planejamento e inovação em diversos setores.
- Padronização dos produtos e serviços
A automatização de processos garante através de um mapeamento a padronização dos processos e das atividades, tornando a produção muito mais rentável e confiável. Além de garantir maior eficácia na gestão da qualidade e também permite eliminar erros e inconsistências de processos.
- Redução de custos
Um dos grandes gargalos e preocupação de todos os gestores são os custos de sua empresa. Isso porque a busca pela redução deles é uma busca constante e uma corrida sem fim.
Embora inicialmente a automatização gere um investimento inevitável, o que significa um desembolso financeiro, é importante destacar que, à médio e longo prazo, os custos são reduzidos ao ponto de estabilizar o orçamento de cada departamento garantindo ainda a qualidade dos produtos ou serviços e mantendo a objetividade e total controle deles.
- Análise de desempenho
Com a automatização de processos, o ganho é exponencial. Isso se dá através dos diagnósticos apresentados que são bastante eficientes sobre o desempenho dos processos nos setores automatizados.
Os dados podem ser facilmente gerados apresentados através de relatórios, planilhas e|ou somente informações periódicas. Basta um comando e é possível identificar erros, quedas, aumentos e acertos das atividades, permitindo assim a análise da situação real de cada área operacional, dando poder competitivo à empresa, que se reflete em ganhos reais.
Quando devo usar e iniciar a automatização de processos?
Essa é a maior dúvida dos gestores em relação ao processo de automatização.
Quanto antes conseguir iniciar a automatização, melhor será. Lembre-se que é necessário toda uma fase de adaptação para que tudo comece a funcionar.
Para te auxiliar na hora de decidir, poderá levar em consideração os seguintes questionamentos:
- Até onde é necessária a intervenção humana e a partir de que ponto máquinas e softwares podem dominar uma função?
- Qual é a repetição e recorrência de uma tarefa?
- A confiabilidade dos resultados em um trabalho realizado se manterá em um processo automático?
E claro, avalie aspectos específicos que serão capazes de direcionar a necessidade de sua empresa para essa nova realidade.
E para finalizar
Não fique mais em dúvidas que para o crescimento da sua organização, a automatização dos processos tem papel fundamental.
É fácil garantir o gerenciamento das atividades e os responsáveis quando se tem uma empresa em operação inicial, porque o fluxo de informações é menor. Mas, conforme o negócio vai crescendo, o volume de dados e tarefas a serem gerenciados é muito grande e é aí que é necessário muito cuidado.
Com um grande volume a ser gerenciado manualmente, a chance de erros que podem prejudicar fatalmente a sua empresa ficará muito maior. Portanto, não espere mais! Analise a situação da sua organização, planeje e projete o seu crescimento e automatize todos os processos dela.
