Não é de hoje que se fala sobre processos em meio a assuntos relacionados à gestão. E a cada dia que passa, é um assunto que tem se tornado mais recorrente e debatido no meio empreendedor.
Em um mercado cada vez mais competitivo e inovador, pequenas empresas têm se destacado, não somente pelos produtos ou serviços oferecidos, mas principalmente pelo valor que tem agregado aos seus clientes. E para isso, os processos precisam estar alinhados em todos os aspectos.
Quando se trata da gestão da empresa, eles precisam ser aperfeiçoados e atualizados continuamente para que o negócio obtenha bons resultados e consiga não somente se estabilizar no mercado, mas também expandir de forma sustentável.
A gestão de processos é um conjunto de práticas que analisam e monitoram o fluxo de trabalho dentro de uma organização. É uma ferramenta com total impacto e controle do que está sendo produzido e oferecido para o cliente final.
Gerir processos permite que a empresa promova a melhoria contínua de acordo com os objetivos, políticas e estratégias que atendam todas as partes interessadas: fornecedores, sócios, colaboradores e clientes.
Por isso, é essencial entender a gestão de processos, como funciona e seus benefícios e com isso alavancar o sucesso do seu negócio.
O que é gestão de processos?
Para entender melhor o conceito de gestão de processos, vamos reforçar o significado do processo para a organização.
Processo é toda ação ou conjunto de ações que leva ao cumprimento de um objetivo. Trata-se de conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização.
Por exemplo: Em uma indústria automobilística, existe o setor de revisão.
O processo de revisão da montagem é composto por uma série de outros processos, chamados de secundários, que analisam se o produto está apto para ser disponibilizado para venda.
É esse processo que irá garantir a qualidade e fazer a eliminação de falhas.
A gestão de processos consiste no gerenciamento de um negócio através do controle de processos. Ou seja, a gestão é feita através de uma visão sistêmica da organização.
Ela busca otimizar os resultados de uma empresa, eliminando etapas desnecessárias, definindo, medindo, monitorando e melhorando os processos que se alinhem com os objetivos e estratégias da organização.
A principal função da gestão de processos é equilibrar e promover o alto desempenho de todos os processos de uma organização e a interação entre eles, com o intuito de atingir com sucesso os objetivos da empresa.
Dessa forma, uma empresa organizada e conectada através da gestão de processos, consegue entregar valor, alcançar melhores resultados, ter planejamento e previsibilidade, facilitando tanto a identificação de desvios como a capacidade de enxergar novas oportunidades e aplicar uma gestão de alta performance.
Qual a importância da gestão de processos?
Se compararmos há anos atrás, o mercado tem ficado cada vez mais complexo e diversificado e com isso os clientes se tornaram mais exigentes ainda.
Considerando esse cenário, a necessidade de aprimorar mais e mais a empresa e seus processos é ainda mais evidente.
Como seu foco é o aprimoramento contínuo, a gestão de processos ajuda a tornar todos os aspectos de negócio mais bem-sucedidos, alinhados, claros e organizados em todas as suas esferas.
A gestão de processos é essencial para o controle dos processos enxergando-os como uma união para atingir objetivos específicos da empresa. Também é importante em outras situações, como:
- Permite conhecer melhor o seu negócio;
- Estabelece processos claros e bem definidos;
- Mensura os resultados;
- Confere a rapidez no processo de tomada de decisão;
- Reduz custos;
- Otimiza o tempo;
- Aumenta a satisfação de clientes;
- Padroniza os processos internos;
- Verifica e sugere outro processo de oportunidade ou de mais-valia a organização;
- Consolida e esclarece as funções e responsabilidades;
- Distribui melhor os recursos;
- Automatiza os processos.
5 benefícios da gestão de processos
Pequenas empresas são fadadas a terem um bom acompanhamento de sua gestão. Isso porque a grande maioria delas tem como objetivo crescimento empresarial e expansão. A gestão de processos é uma ferramenta chave para que isso ocorra de forma sustentável e com uma estrutura sólida para competir com empresas maiores.
Além disso, existem diversos benefícios em fazer a gestão de processos. Iremos falar sobre os 5 deles:
- Otimização e melhor aproveitamento do tempo
Como a gestão de processos utiliza ferramentas para análise de dados, é possível identificar gargalos e/ou falhas nos processos e, assim, tomar medidas para otimizar os fluxos de trabalho e o tempo dos funcionários na execução das suas tarefas. Além disso, com os dados e informações geradas, é possível otimizar também o tempo para tomada de decisões gerenciais.
Com um processo modelado ou aperfeiçoado o resultado é ter o mínimo desperdício de tempo. É possível também explorar oportunidades de automação e os gestores e colaboradores tenham mais tempo para executar tarefas menos operacionais, focando nas demandas intelectuais, como por exemplo: as estratégias da empresa.
- Aumento da produtividade
Da mesma forma que a empresa obtém ganho e melhor aproveitamento de tempo, ela aumenta a produtividade e a velocidade dos processos internos. O aumento de produtividade é válido tanto para os colaboradores, como para os processos organizacionais que ocorrem com maior agilidade.
Uma grande aliada para a gestão de processos, é uso de tecnologias digitais. De acordo com uma pesquisa do Senai, o uso da tecnologia nos processos gera aumento de cerca de 22% na produtividade de pequenas e médias empresas.
Outro fator para melhoria na produtividade, é que processos bem estruturados e padronizados fazem com que os colaboradores consigam entender melhor, agilizando as demandas e garantindo a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao mercado.
3. Redução de custos
Aproveitar melhor o tempo disponível já é, por si só, uma economia.
Porém, a gestão de processos organizacionais procura oportunidades de reduzir custos em frentes diversas: visualizando desperdícios, gastos desnecessários, atividades mal executadas, pessoas desnecessárias para execução das atividades, entre outros. Com isso, pode melhorar o desenvolvimento dos processos e gerar economias substanciais na empresa.
4. Satisfação dos clientes
Como vimos, a organização dos processos resultam na entrega de valor aos clientes. Ponto primordial para uma pequena empresa se tornar diferenciada das demais que já existem no mercado.
Portanto, a análise de dados proporcionada pela gestão de processos possibilita estruturar melhor os processos que resultam em impactos positivos para os consumidores capazes de gerar maior satisfação com a sua empresa, o que também gera maiores vendas e melhores resultados para seu negócio.
5. Melhora na tomada de decisão
Podemos afirmar que esse seja o principal aspecto da análise de dados relacionada à gestão de processos organizacionais. Afinal, com o mapeamento correto e na rapidez de disponibilizar as informações, podendo até chegar a ser em tempo real, os gestores podem tomar decisões mais ágeis e assertivas com informações confiáveis e precisas sobre a operação do seu negócio.
Viu quantos benefícios sua empresa pode ter com a gestão de processos mesmo estando num porte ainda pequeno?
A gestão de processos pode ser a chave que abrirão as portas para crescimento e expansão do seu negócio. Além de ser essencial para uma gestão de alta qualidade. Então, mapeei e implemente seus processos e faça a sua gestão de processos impulsionadora do seu negócio!
