Toda empresa é movida por resultados e nada melhor que ferramentas de gestão de processos para auxiliar no resultados de sua empresa.
Sabemos que a gestão de processo é uma estratégia importantíssima para as pequenas, médias e grandes empresas. A qualidade de um produto ou serviço só é alcançada quando a empresa consegue administrar bem todo o sistema de processos, e não apenas verificar os resultados.
Essa motivação surgiu ainda no século passado, na qual as grandes indústrias obtinham seus principais resultados decorrentes da fase de desenvolvimento. O planejamento antecipado era visto apenas como algo formal, que deveria ser utilizado para que erros de grande proporção não ocorressem ou fosse antecipado. Os demais detalhes seriam conhecidos e trabalhados somente na fase estabelecida como de maior importância: a de execução.
Com isso, analisando de um olhar mais gerencial, é possível perceber que essa estratégia não era eficiente, pois ela gerava um resultado imprevisível.
Por essa razão, posteriormente surgiu um método estruturado para a resolução de problemas e gerenciamento de projetos: o PDCA.
Trata-se de um método dos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico de forma eficiente nas empresas. Sendo sobre ele que iremos falar nesse post.
Boa leitura!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA surgiu na América e ficou famoso no Japão após a 2.º Guerra, quando foi responsabilizado pela ascensão do país e pelo aparecimento de gigantes como a Toyota e o seu sistema de produção.
O Ciclo PDCA também é chamado ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores: Deming, baseado no trabalho de Francis Bacon e Shewart.
Embora existam outros métodos para aprimorar a gestão de processos, o Ciclo PDCA é uma ferramenta completa e eficiente e também um dos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico de forma eficiente.
O PDCA é um método utilizado para o alcance de metas de melhoria e se divide em 4 fases:
- Plan – PLANEJAR
- Do – FAZER
- Check – CHEGAR
- Act – AGIR
Ele é um método iterativo. Ou seja, é um método simples e de repetição. Trata-se de um tipo de processo que, a cada repetição, tem-se um resultado diferente. Esses resultados serão utilizados nas vezes seguintes de forma cumulativa e com objetivo de melhoria do processo.
Com isso, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo que traz resultados diferentes que vão se complementando a cada repetição, o que a torna um método de uso contínuo para maior sucesso na resolução de problemas, na gestão de processos e que impactará a empresa na totalidade.
As etapas do ciclo PDCA
Como já citado, o ciclo PDCA tem 4 etapas que vai do planejar ao agir. O mais comum é iniciar pelo plano, mas existe a possibilidade de utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa.
- Planejar
O mais comum é sempre iniciar algo pelo planejamento e no ciclo PDCA não seria diferente. Seu início começa pelo PLAN que traduzido significa PLANEJAR.
O objetivo desta etapa é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.
Aqui é importante elaborar um plano ou uma estratégia que possa solucionar os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Após isso, é que irá levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo.
Por isso, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. É importante também ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e facilitar essa etapa, só então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.
É também nessa fase escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.
A etapa do planejamento do PDCA envolve 4 subfases. São elas:
- Identificação do problema
- Observação do problema
- Análise do problema
- Plano de ação
- Fazer
Após identificar todos os problemas e traçar as metas e objetivos que devem ser
alcançadas, é hora de fazer acontecer.
A segunda fase é o DO que sua tradução é FAZER. É aqui que efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado na fase anterior, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho.
Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada bem de perto, garantindo que as ações serão executadas conforme planejado.
É importante anotar e evidenciar os resultados, tanto os bons como os ruins, de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo e garante informações necessárias para ajustes (se houver necessidade).
- Checar
No CHECK, é onde inicia-se a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação.
A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação e verifica os resultados que estão sendo obtidos.
É importante fazer essa checagem o quanto antes, afinal quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos.
Aqui nessa etapas, é indicado fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando falhas que podem ser ajustadas em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente.
Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA.
- Agir
Nessa etapa, o ACT, que traduz “AGIR”,, possibilita refletir sobre o caminho que foi percorrido e os resultados alcançados; e também como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.
Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão da empresa ou projeto. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas e objetivos estipulados inicialmente.
Com essa análise de dados, é hora de verificar os ajustes necessários, corrigir as falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.
Conclusão
O Ciclo PDCA é uma ferramenta muito simples de implementar e é um método e que age de forma preventiva e contínua.
É ele que auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas e desperdícios de recurso, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.
Um ótima ferramenta para gestão de processos e também de gerenciamento de qualidade e que deve ser implementada quanto antes no seu negócio.
