Você já encontrou dificuldades para resolver alguns dos problemas da sua empresa? Você conhece o ciclo PDCA?
Solucionar problemas de gestão é um dos principais desafios encontrados por empreendedores e gestores. Além disso, a falta de ferramentas de gestão dificulta ainda mais a resolução desses problemas. Tal fator pode ser determinante para o baixo desempenho do seu negócio.
Porém, era necessário promover uma análise mais clara dos problemas de uma organização e facilitar o controle e a tomada de decisões. Logo, foi estruturada uma das mais utilizadas metodologias de gestão: O Ciclo PDCA.
Nesse artigo, você vai entender como o ciclo PDCA pode ser utilizado para resolver problemas de gestão.
O que é o Ciclo PDCA:
O ciclo PDCA é uma metodologia de resolução de problemas através de um ciclo de melhoria contínua dos processos organizacionais.
Essa metodologia foi desenvolvida no contexto industrial de Controle Total de Qualidade. Walter Shewhart foi seu criador, na década de 1920, e William Deming a otimizou na década de 1950.
O Ciclo PDCA é constituído por 4 etapas:
- P: Planejar (Plan);
- D: Fazer (Do);
- C: Checar (Check);
- A: Agir (Act).
De acordo com a metodologia, essas 4 etapas devem ser desenvolvidas de forma cíclica buscando sempre a resolução de um problema-chave. Porém, identificar problemas e promover planos de ação nem sempre é uma tarefa simples. Por isso, a partir de agora, vamos te mostrar como o Ciclo PDCA pode ser utilizado para resolver problemas dentro do seu negócio.
As 4 Etapas do Ciclo PDCA:
1. Planejar:
O Planejamento dentro do ciclo PDCA é considerada uma das etapas mais determinantes para definir os resultados que serão alcançados ao longo do processo.
É na fase de Planejamento que você vai:
- Identificar os problemas da sua empresa;
- Observar como esses problemas afetam o desempenho do seu negócio;
- Analisar a causa raiz dos problemas;
- Propor planos de ação e indicadores de análise de resultados.
Identificar os Problemas
Ao longo dessa etapa, você deve focar em compreender os fatores que estão prejudicando o bom desempenho da sua empresa. Uma boa medida a ser adotada nessa fase é a análise de dados junto com a sua equipe para identificar qual é a maior fraqueza do negócio atualmente.
Observar
Após a identificação do problemas é essencial observar o problema sob vários pontos de vista para desdobrá-lo em problemas menores e analisar suas características. Para isso, analise tempo, local, tipo, sintoma, aspectos específicos e faça as perguntas do 5w1h para coletar os dados.
A análise deve ser feita no próprio local de ocorrência para coletar informações suplementares. Por fim, estabeleça meta e plano de ação para cada problema menor.
Analisar
Uma das grandes dificuldades da identificação de problemas no seu negócio é definir as causas influentes do problema. Nessa etapa, é essencial envolver todas pessoas que possam auxiliar a identificar as causas. Anote o maior número possível de causas, estabelecendo relação de causa e efeito. Elimine as causas menos prováveis com base nos fatos e dados levantados no processo anterior e priorize as causas mais prováveis.
Teste experimentalmente cada hipótese, e através do resultado do experimento, confirme a existência ou não de relação entre a causa e o problema. Pode ser, que no fim, a causa ainda não seja a fundamental, mas um efeito dela. Volte ao início desse processo e refaça para identificar a verdadeira causa.
Definir Planos de Ação e Indicadores de Resultados
Agora que você já sabe qual problema é relevante para ser solucionado na sua empresa, seu impacto e sua causa, é hora de definir planos de ação para finalizar a primeira etapa do Ciclo PDCA.
Planeje ações específicas sobre a causa do problema e não sobre os efeitos. Proponha diferentes soluções e analise qual é a melhor. Por fim, defina o que será feito, quando, por quem, onde, por quê e como, determinando a meta a ser atingida e quantidade.
Ao definir essas metas, é essencial que elas tenham um caráter SMART, ou seja:
- Sua meta deve ser específica (Specific) e voltada para apenas um dos seus objetivos;
- Para que uma meta seja efetiva é fundamental que ela seja mensurável (Measurable), ou seja, você deve conseguir mensurar os resultados que estão sendo alcançados;
- Uma boa meta deve ser atingível (Achievable), ou seja, se o seu plano de ação for concluído com êxito, sua meta será atingida;
- A meta definida tem que ser relevante (Relevant);
- Por fim, todas as metas devem ser temporais (Timely), ou seja, uma meta deve ser definida e atingida dentro de um determinado período de tempo.
2. Fazer:
Após ter estruturado o seu plano de ação e as metas a serem atingidas, é hora de implementar o plano de ação. Por isso, nessa etapa, é fundamental engajar a sua equipe de trabalho na resolução dos problemas. Aproveite essa etapa para apresentar o que deve ser feito, como, quando e quais resultados serão alcançados após a implementação das medidas propostas.
3. Checar:
Após colocar o plano de ação em prática, é hora de checar os resultados. Por isso, é fundamental que as metas sejam bem definidas no planejamento do projeto. Isso para possibilitar uma análise efetiva dos resultados que estão sendo alcançados. E posteriormente, identificar se o problema foi solucionado, ou se será necessário formular um novo plano de ação.
4. Agir:
Por fim, é hora de observar se os resultados alcançados foram satisfatórios e os problemas resolvidos. Se sim, é hora de estabilizar o novo processo e compartilhar o aprendizado adquirido ao longo do Ciclo PDCA. Por outro lado, caso não tenham sido satisfatórios, é hora de replanejar e iniciar um novo ciclo. Sendo assim, o novo ciclo deve repassar por todas as etapas, até atingir os resultados desejados e estabilizar o processo.
Se você está em busca de melhorias rápidas, veja como implementar Quick Wins e tornar seus processos mais eficientes.
Agora que você já sabe o que é PDCA e como implementá-lo, que tal botar a mão na massa e melhorar continuamente seu negócio?
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Texto escrito por Pedro Nascimento, Consultor da UFMG Consultoria Jr.
