Sabe-se que em muitas organizações as atividades dependem das pessoas, mas o que acontece se essa pessoa deixa a organização? A gestão por processos surge como uma forma de gerenciamento que engloba todas as etapas da execução de uma atividade por meio de uma sequência lógica que vai de seu início até o fim. Dessa forma, ela promove uma visão sistêmica que clarifica a execução, mesmo que o responsável por aquela atividade saia, outra pessoa será plenamente capaz de dar continuidade sem prejuízos à organização. Depois de entender a importância da gestão por processos, é hora de colocar em prática. Implementar melhorias de processos não é uma tarefa simples, vários obstáculos devem ser superados pelo gestor. É para auxiliar essa tarefa que a UFMG Consultoria Júnior elaborou um passo-a-passo com seis etapas.
Por gerar mudanças na organização, as ações de implementações devem ser cuidadosas e graduais. Ao longo do artigo você lerá sobre:
- Vantagens da gestão de processos
- 6 passos para a implementação na sua empresa
VANTAGENS DA GESTÃO DE PROCESSOS
Os ganhos com uma gestão por processos bem realizada são diversos, a citar:
- Otimização da integração entre setores e atividades;
- Ganhos de eficiência e eficácia;
- Redução de custos;
- Redução/Eliminação do retrabalho;
- Maior controle das etapas do processo.
O descontrole processual impacta diretamente no financeiro da empresa ocasionando perdas e levando a tomadas de decisões errôneas. Tal descontrole é resultado da falta de conhecimento organizacional. Isto é, as informações são incompletas ou incorretas. Por esse motivo, há divergência na condução das atividades em relação à maneira ideal para o atingimento da estratégia da empresa.
6 passos para implementar melhorias de processos
1 – Sensibilização dos Envolvidos
Antes de tudo é preciso reunir a equipe e reforçar a relevância do que será feito como forma de sensibilização. A falta de compreensão do que está acontecendo pode levar os colaboradores a pensarem que serão atingidos negativamente de alguma forma. Se isso ocorre, eles tendem a ser mais resistentes a mudanças. Como consequência, você pode não conseguir uma visão real do processo atual por ter tido partes omitidas ou alteradas . Para evitar tal problema, deixe bem claro as vantagens para o todo e reforce a participação colaborativa. Lembre-se: todos devem estar cientes do que será feito e ter espaço para contribuir com ideias.
2- Mapeamento e Modelagem dos Processos
Tendo os participantes sido sensibilizados, é necessário tomar conhecimento sobre como, de fato, as atividades são realizadas atualmente. Isso pode ser feito por meio de uma entrevista semi-estruturada em que são feitas perguntas para o colaborador sobre como executa sua atividade e os problemas envolvidos e também por meio da observação direta em que se observa na prática a condução da atividade. Nesse momento é preciso que o responsável pelos mapeamentos anote tudo que foi informado e que tenha uma visão crítica para perceber gargalos e pontos que podem ser alterados.
Outras informações como documentos, relatórios gerados e guias ou manuais utilizados também devem ser levados em consideração. A informação coletada quanto ao processo vigente deverá ser transformada em um fluxograma de forma que possa ser visto da maneira mais compreensiva. Além disso, tem-se a criação de um mapa de relacionamentos contendo como os setores da empresa se relacionam e um mapa de steakeholders a fim de visualizar o engajamento das pessoas no processo de mudança. .
Os mapas e diagramas gerados permitirão uma análise aprofundada dos pontos de melhoria. Ferramentas como o 5W1H, 5W2H e o Brainstorming serão de grande valia para a análise critica requisitada. Dessa forma, é possível construir um novo fluxograma contendo as mudanças definidas que irão mitigar os problemas ou reduzir os impactos, sendo imprescindível o estabelecimento de responsáveis por cada etapa do processo.
3 – Indicadores
Os indicadores são essenciais para qualquer negócio. É através deles que o gestor consegue situar sua empresa, identificar pontos fortes e pontos de melhoria. Para implementar melhorias de processos, não é diferente. Com a visualização do processo atual será possível definir o que você realmente quer atingir ao fazer seu redesenho, como por exemplo, eliminar o retrabalho, reduzir tempo de operação, reduzir custos, etc. Para isso devem ser pensados indicadores com periodicidade de coleta de dados e responsáveis por ela, que apontarão se o objetivo pretendido está sendo alcançado.
4- Capacitação
Está na hora de apresentar o novo processo aos colaboradores e capacita-los para as mudanças que ocorrerão. Devido à alteração na rotina, será necessário instituir um período de teste, a experimentação, que abarque todo o tempo necessário para que os envolvidos sejam instruídos sobre as modificações e se adaptem.
5- Monitoramento
Durante o período de adaptação é preciso que a execução seja monitorada. Mantenha abertura para que os colaboradores envolvidos possam relatar o que está dando certo e os pontos de maior dificuldade para que sejam tomadas ações posteriores de melhoria do processo, também se atende aos indicadores para conseguir tomar decisões mais assertivas.
6 – Padronização
O último passo para implementar melhorias de processos é a padronização. Quando essas melhorias foram feitas e a equipe se encontrar adaptada, é o momento de estabilização, ou seja, tornar aquele processo como o padrão a ser seguido e criando manuais ou reguladores para ele.
Lembre-se: nenhum processo é estático e o mundo se desenvolve a todo o momento, portanto, verifique de tempos em tempos a eficiência do processo atual e como pode ser melhorado ou atualizado para a continuação plena das atividades.
Texto escrito por Giovanna Silva , Consultora da UFMG Consultoria Júnior.
