O controle de gastos é essencial para manter o bom andamento da sua empresa, uma vez que o setor financeiro é o coração de qualquer negócio, inclusive do seu.
Sabemos que o objetivo de qualquer empreendimento é a obtenção dos lucros para seus gestores.
Independente da missão que a empresa tenha, notaremos que é a partir da gestão financeira feita de maneira eficiente, que depende grande parte dos resultados.
E, além de todos os aspectos de uma boa gestão financeira, gestão de fluxo de caixa, controle de estoque e controle de contas a pagar e a receber, o controle de gastos está entre os mais importantes.
Por isso, nesse artigo veremos tudo que você precisa saber sobre o controle de gasto empresarial a ponto de pôr em prática na sua empresa.
Então, como começar a coordenar as finanças da sua empresa?
Um bom controle de gastos empresariais é fundamental para o sucesso do seu empreendimento.
E o contrário pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente seus gastos pode enfrentar muitas dificuldades financeiras, e isso refletirá no negócio como um todo.
A falha em grande parte dos casos, está objetivamente na falta de controle. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas saídas de dinheiro.
Por isso, separamos alguns passos que vão te auxiliar no controle desses custos.
Entenda e controle os custos fixos e variáveis do negócio
O primeiro passo para controlar melhor as despesas da sua empresa é entender as diferenças entre elas.
Despesas fixas
São aquelas que acontecem independente da sua geração de receita.
Por exemplo:
- água;
- energia elétrica;
- telefone;
- internet.
Não importa o valor da sua receita, no final do mês você terá que arcar com essas despesas fixas.
Despesas variáveis
Já as despesas variáveis são aquelas que incidem sobre a receita da empresa.
Como os impostos e comissões de vendas. Essas despesas estão diretamente relacionadas ao valor faturado, e seu resultado é alterado conforme acréscimo ou decréscimo no faturamento.
Além disso, você precisa registrar todas as despesas que a sua empresa possui.
Para isso, você pode fazer à mão, com uma planilha ou através do seu software de gestão, caso sua empresa utilize um.
O importante é levantar todas os gastos que incidem sobre seu negócio, para que você possa ter um cenário real de custos operacionais.
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Classifique seus gastos por ordem de prioridade
Classificar seus gastos por ordem de prioridade é uma boa prática, pois, isso contribui para tornar o corte desses custos mais fácil.
Portanto, é importante você tornar essa tarefa o mais visual possível.
Então use cores para identificar facilmente quais são os gastos que podem ser cortados ou reduzidos ao máximo sem impactar de forma negativa a produtividade, operação e geração de receitas do seu negócio
Faça um levantamento do histórico de gastos
Consulte seu arquivo de notas e pagamentos, para identificar, da melhor maneira possível, quantos recursos são destinados mensalmente à cada uma das categorias de despesas.
Esse levantamento é muito importante para determinar onde pode haver redução de custos, pois, muitas vezes, despesas secundárias, como descartáveis e materiais de expediente e escritório, podem ter um grande volume mensal.
Então, se isso vem acontecendo, tome alguma ação como, por exemplo, a conscientização e colaboração dos funcionários da sua empresa.
Defina metas de controles de gasto
Planejamento é a chave para o sucesso de quase todas as atividades que nos propomos a fazer. Por isso, planeje-se para reduzir os gastos da sua empresa de forma saudável e sustentável.
Para isso, defina metas e períodos de execução das ações e dos cortes. Acompanhe de perto o andamento dessas atividades e o quanto a redução está impactando o caixa da sua empresa.
Também é uma bora prática engajar os seus colaboradores a participar do processo de redução dos custos.
É importantíssima essa comunicação e a adesão de todos os que fazem parte da empresa. Afinal, são eles que serão as peças fundamentais para o sucesso dessas ações.
5 dicas bônus para fazer um controle de gastos ainda mais completo
As dicas acima são importantíssimas para que você comece a dar os primeiros passos na economia dos gastos empresariais.
Porém, ainda trouxemos 5 dicas valiosas que vão dar uma impulsionada nessas ações dentro do seu negócio.
1. Controle seu estoque
O controle de estoque tem um papel primordial no controle dos gastos.
Pois, é por meio do conhecimento de quais produtos estão saindo e quais estão entrando que você terá a real noção de quanto dinheiro está investindo em novas aquisições e quais dessas estão lhe dando um retorno desejado.
2. Planejamento financeiro
Como uma das mais importantes ferramentas de tomada de decisões, o planejamento financeiro irá depender de recursos e você nunca saberá ao certo de onde se origina determinado valor se você não tiver um bom planejamento financeiro estabelecido.
3. Controle as contas a pagar e a receber
É importante você lembrar que as contas a pagar também são gastos. E gastos fixos como vimos já, devem constar em todo controle que queira ser bem feito.
Já as contas a receber também entram no controle de gastos, porque qualquer valor recebido deve ser revertido na sua empresa. Seja para trazer lucro ou para gerar novas fontes de recursos.
4. Categorize os gastos
Categorizar os gastos da empresa por tipo ou área te ajudará a fazer um melhor controle das finanças, uma vez que você terá grupos bem definidos, sabendo onde pode ou não cortar.
Para isso, crie uma lista, ou mesmo uma planilha de Excel separados por valor, dia do gasto e pessoa que gastou. Isso te ajudará a saber que valores estão indo para cada área e o quanto é gasto em cada.
5. Crie relatórios
Os relatórios ajudam você a saber os rumos que sua empresa está tomando.
Nesse caso é fundamental que você peça a ajuda de um contador ou adquira um software de ERP para centralizar as informações financeiras da empresa e montar relatórios em tempo real.
6. Cuide do caixa
Aqui todo cuidado é pouco e ,dada a importância desse processo, uma ótima ideia é você poder contar com um sistema que faça essa gestão de forma automática.
Por isso, adquirir um programa de gestão de empresa te garantirá que não ocorrerão falhas humanas e que também suas informações estarão mais seguras e serão mais precisas na hora de fechar o seu caixa ao final do dia.
Conclusão
Pronto, agora que você já sabe tudo que precisa sobre controle de gastos, certamente irá começar a colher resultados mais expressivos e esperados.
Mas lembre-se: este é um processo contínuo, que deve ser feito diariamente, até que faça parte da rotina e da cultura do seu negócio.
