O erro na emissão de notas fiscais pode trazer diversos problemas para sua empresa, por isso é importante ter bastante atenção para essa demanda.
Os problemas vão desde a correção da nota já emitida, e em casos mais graves, problemas tributários, podendo causar multas e processos.
Mesmo se tratando de uma atividade presente no dia-a-dia de todas as empresas, ainda é um tema que pode gerar dúvidas e dificuldades de execução.
As notas fiscais trazem mais que números, ela tem o papel de facilitar o controle de vendas de empresas e garantir que a tributação esteja sendo realizada adequadamente.
Sua emissão correta evita erros com órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.
Diante da importância em impedir falhas ou erros, nosso post irá listar 5 erros que devem ser evitados na hora de emitir as notas fiscais. Boa leitura!
5 erros que devem ser evitados na emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais é um processo considerado relativamente simples nas empresas, mas que exige atenção e cuidado. É necessário estar atento ao preenchimento e à gestão desses documentos, já que eles são essenciais na organização e no planejamento de um negócio.
Muitos empreendedores estão focados no crescimento do negócio, contudo, é importante respeitar as leis, emitir os documentos em dia e pagar impostos corretamente.
Inclusive, até mesmo os médicos, que utilizam CNPJ, precisam estar atentos de como devem emitir suas notas fiscais da forma correta.
Caso isso não aconteça, você pode sofrer algumas consequências, como o pagamento de multas, como também perder a credibilidade no mercado.
Por isso, listamos a seguir 5 erros que devem ser evitados ao emitir as notas fiscais de sua empresa. Vamos lá?!
1. Não emitir nota fiscal
Um erro gravíssimo que uma empresa pode cometer é negar a emissão de notas fiscais.
Por mais incrível que pareça, muitas empresas ainda optam por não emitirem suas notas fiscais. É isso mesmo que você leu: optam por não emitir notas fiscais! Isso porque alguns profissionais ainda acreditam que não são obrigados a fazer a emissão.
Essa é uma prática ilegal.
A sonegação fiscal é crime, passível de multas e, em casos mais sérios, até mesmo de prisão.
A Lei 4.729/1965 afirma que: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”, constitui crime de sonegação fiscal.
A sonegação fiscal é o ato de usar meios ilícitos e ilegais para burlar o sistema de pagamento de tributos.
É uma situação que muitas vezes acontece por questões de má-fé ou por puro desconhecimento das obrigações e mudanças tributárias. A omissão, acaba reduzindo valores financeiros nas declarações às autoridades fiscais, fazendo com que os contribuintes paguem um valor menor do que era devido.
Ou seja, pode-se afirmar que sonegar tributos é o que muitas vezes difere a evasão da elisão fiscal, já que a segunda pode e é feita por meios legais para que os contribuintes usem a lei a seu favor, diminuindo legalmente o valor a ser pago de sua carga tributária.
Nesse contexto, existe apenas uma exceção: o MEI. O Microempreendedor Individual que vende para pessoa física não precisa emitir. Apenas nessa situação, não é necessário a emissão de notas fiscais.
2. Preenchimento incorreto dos dados
Outro erro comum na emissão de nota fiscal é o preenchimento incorreto dos dados e na grande maioria das vezes é por falta de atenção. Inclusive, é permitido que o cliente não aceite a nota fiscal se os dados não estiverem corretos, afinal a divergência pode causar bastante dor de cabeça para ele.
Então, para evitar problemas é essencial que o emissor tenha atenção ao emitir as notas fiscais. Assim, não haverá necessidade de revisar e corrigir o documento ou gerar problemas para empresa, ou clientes.
Tenha atenção e preencha as informações de forma correta na primeira vez e antes de confirmar a emissão, revise os dados da nota.
Para te ajudar, confira um checklist básico de campos que devem ser verificados:
- datas;
- preços;
- prazos;
- informações do cliente;
- CNPJ e outros itens de identificação.
3. Confundir os tipos de notas fiscais
A emissão de notas fiscais deverá ser realizada por um profissional qualificado, pois exige alguns conhecimentos técnicos. A falta de conhecimento técnico pode gerar confusão quanto aos tipos de nota no momento da emissão de NFs.
Existem, basicamente, três tipos de notas fiscais de vendas:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada à prestação de serviço. A NFS-e também é a nota que representa o mercado digital e trata-se de um documento municipal, ou seja, cada prefeitura tem legislações e regras diferentes, principalmente quando se trata da emissão de NFS-e via webservice.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que veio para substituir o cupom fiscal eletrônico em todo o país, emitida pelo varejo nacional. Por ser um documento regulamentado e emitido pelas Secretarias da Fazenda, cada estado tem suas particularidades.
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos.
Entenda bem como é a atividade de sua empresa e como funciona seu negócio, assim facilitará na emissão do tipo correto de notas fiscais.
4. Realizar a emissão de notas fiscais de maneira manual
A emissão de notas fiscais de maneira manual é outro dentre os erros comuns. Isso porque, além de ser inviável, pode gerar gastos desnecessários. Afinal, se sua empresa tem uma grande demanda mesmo sendo de pequeno ou médio porte, e precisa emitir um número elevado de notas fiscais, seria necessário muito tempo e organização. Além disso, a demanda manual deixa margem para erros.
Diante disso, a solução é aderir a um emissor de nota fiscal eletrônica. No mercado há até opções gratuitas desses serviços. Vejamos algumas vantagens:
- redução de custos;
- maior segurança;
- torna os processos fiscais mais simples e rápidos;
- permite um acesso às notas de forma inteligente;
- ganho de produtividade;
- reduz o risco de erros.
5. Confundir NF-e com DANFE
Como já citado, muitos erros na emissão de nota fiscal são cometidos por falta de conhecimento técnico e com isso acabam não conhecendo também as diferenças entre a NF-e e o DANFE.
DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e é um documento que deve sempre ser emitido em conjunto com a NF-e. Ele conta com um resumo das informações da nota fiscal e, apesar de não ter validade jurídica, deve ser enviado ao cliente obrigatoriamente.
Isso porque ele possibilita o consumidor acompanhar o transporte do objeto, em casos de compras online, e também de ter acesso ao arquivo XML da NF-e.
Por isso, é necessário garantir que haja uma consistência de informações em ambos os documentos e que o DANFE seja enviado ao cliente.
Em casos de falha ou erros, a empresa pode levar multas e o consumidor pode recusar o produto e até mesmo abrir um processo.
Conclusão
No post de hoje, você descobriu 5 erros que devem ser evitados na emissão de notas fiscais na empresa. Possibilitando identificar alguma falha ou erro nessa demanda dentro de sua empresa e te deixando preparado para não cometê-las, evitando assim maiores dores de cabeças e possíveis problemas com seu consumidor.
É importante ter sempre em mente que pagar impostos em dia e respeitar as legislações fiscais são obrigações de todo empreendedor independentemente do porte ou tipo de atividade que sua empresa desenvolve. E se não for MEI, a emissão de notas fiscais é obrigatória.
Vale salientar que um profissional qualificado como um contador ou escritório de contabilidade será fundamental para orientar e/ou executar essa demanda de forma correta, evitando multas e problemas tributários e fiscais. Além disso, utilizar um emissor automático é um passo essencial para ter tranquilidade, segurança e deixar a burocracia das notas fiscais no passado.
Fique esperto e atento a emissão de notas fiscais!
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