Entender os fluxos de trabalho e atividades da sua empresa, é uma prática que auxilia na compreensão de toda a cadeia de valor do negócio, além de evitar os conhecidos “gargalos”, que são aqueles empecilhos que impedem os processos de serem executados de forma fluida.
Existem muitas formas de mapeamento de processos, porém o mais importante dentro dessa estratégia é entender o objetivo e propósito que se quer atingir com esse mapeamento.
Hoje, neste post iremos mostrar alguns exemplos de mapeamento para esclarecer de forma prática, como ele pode ser aplicado à realidade da sua empresa.
Mas, porque mapear os processos da minha empresa?
O mapeamento de processos é uma estratégia para identificar a sequência lógica das atividades e elementos que compõem um determinado processo, servirá para compreender os processos e assim melhorá-los.
Além de possibilitar a sua transformação e padronização, fazendo com que a equipe tenha seus papéis e responsabilidades definidos de forma clara.
A maior vantagem de ter uma rotina de mapeamento de processos na empresa é a de compreendê-la como uma estratégia de melhoria contínua das atividades do negócio, colaborando para uma mudança de mindset do negócio.
Exemplos de mapeamento de processos
A seguir, mostraremos alguns exemplos de mapeamento de processos para que você entenda na prática como funciona:
Processo de Compras
Nesse processo de compras é possível ver três atores diretos: O setor de compras, o aprovador e o solicitante, e este é quem dá o “start” no processo fazendo a solicitação.
É possível enxergar dentro desse diagrama, todas as atividades que compõem o processo, quem as executa, e todos os eventos que ocorrem dentro dele, como, por exemplo, a bifurcação causada pelo resultado da avaliação da solicitação, fazendo com que o processo siga dois caminhos diferentes, dependendo do resultado.
Aqui é possível ter uma visão sistêmica do processo, enxergando-o de ponta a ponta, possibilitando uma análise do todo para poder pensar em melhorias para as partes.
Processo de Aprovação de Férias
Aqui vemos um processo da área de pessoas da empresa, de aprovação de férias, que possui três atores, e algumas simbologias diferentes que representam alguns eventos diferentes como o caso de não haver data disponível para as férias que levará a continuação da negociação, e a retomada da avaliação.
Nesse processo é possível observar três possibilidades de término que seriam caso as férias fossem reprovadas, aprovadas ou canceladas, e assim o gestor conseguirá observar detalhadamente os vários caminhos que o processo pode tomar, e pode servir até demonstrar para os seus colaboradores como cada uma das situações ocorrem.
Processo de Venda
Aqui temos um processo de venda de veículos, e é válido mostrar como podemos mapear processos, independente do seu tipo ou área.
Assim como o anterior, temos três atores, e o processo inicia-se no setor comercial da empresa, a partir do momento que o cliente entra na loja, mas também é possível observar que forma a assistência técnica e o setor financeiro corroboram para que o processo seja bem-sucedido, mostrando a interdependência entre as partes.
Além disso, dentro desse processo podemos enxergar três tipos de finalizações, uma com a compra realizada, e duas possibilidades da compra não ser bem sucedida.
Existe uma sinalização diferente para a liberação de crédito, demostrando que ele é um subprocesso do processo de vendas, ou seja, dentro dele existe uma sequência de atividades que podem ser destrinchadas em outro diagrama.
Anteriormente mencionamos sobre a importância de saber qual o objetivo do mapeamento, isto porque, se a finalidade de mapear esse processo fosse avaliar o relacionamento desses setores com o cliente, poderiam ser inseridas atividades que incluíssem o tipo de comunicação que é feito com o cliente, para assim identificar os gargalos nesse âmbito.
Processo de Pagamento
Este processo envolve o setor de finanças da empresa, e possui um número de atores e atividades maiores. Porém, ele conta com a atuação de um integrante externo à organização que seriam os fornecedores, e para este foi criado um espaço separado dos setores internos, facilitando o entendimento de quem está observando o diagrama.
O processo inicia-se na organização, porém ele interage em vários momentos com os fornecedores, e isso é demonstrado até com elementos de fluxos diferenciados dos demais, percebam que as setas que estão ligadas ao setor externo são pontilhadas.
Esse fluxo possui vários elementos condicionais, que geram dois caminhos diferentes dependendo do resultado obtido, esses condicionais são elementos importantes para que o gestor entenda as diferentes possibilidades de tomada de decisão dentro de um processo.
Esse processo possui apenas uma possibilidade de finalização, que se encontra no setor de Coordenação de Finanças e Contabilidade.
Dicas para fazer um bom mapeamento de processos
Para fazer o melhor mapeamento de processos para a sua empresa, algumas dicas são essenciais:
- Determinar os objetivos do mapeamento: apenas assim você saberá quais informações buscar, quais pessoas entrevistar, para entender aquele processo. Por exemplo, se o objetivo for otimizar o tempo que leva para executar alguma atividade, provavelmente você precisará fazer uma cronoanálise de determinadas atividades.
- Fazer uma análise geral dos processos atuais: antes de pensar em qualquer melhoria é necessário entender como os processos são atualmente, seus componentes e limites, e mesmo que o gargalo seja perceptível, ele deve estar presente para que você entenda o funcionamento da empresa e pense nas soluções mais adequadas para ela.
- Identificar as entradas e saídas: as entradas são os elementos que são introduzidos do fluxo do processo, como: documentações, produtos, recebimento de serviços, etc. As saídas são todos os elementos que são gerados e entregues aos clientes do processo.
E para finalizar
Viu como o mapeamento de processo é uma estratégia que pode ser aplicada em qualquer área da sua empresa? E, se bem feita, pode otimizar exponencialmente os seus resultados.
De qualquer forma, é preciso entender que sempre podemos melhorar a forma de executar nossas atividades, ainda mais em um mundo tão volátil, onde as inovações surgem todos os dias.
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