Há muitos anos os mapas eram utilizados com a função de guiar para chegar em um determinado destino. Logo, o mapeamento de processos de negócios é a representação gráfica das diversas partes de um todo que conseguem guiar ou identificar determinado local, ou área.
No mundo empresarial, o mapeamento é bastante utilizado para os processos de um negócio.
Pode-se dizer que um processo é uma série de ações que, quando tomadas, atingem um resultado determinado.
Os processos são partes vitais de qualquer negócio. São eles que fazem uma empresa funcionar e em algum momento se faz necessário saber como estão sendo conduzidos e se é preciso ajustes ou mudanças. E é aí que entra o mapeamento de processos.
O mapeamento de processos de negócios é uma ferramenta fundamental para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nas atividades corporativas, ajudando as organizações a serem mais eficientes, competitivas e organizadas.
Tudo o que está relacionado a demanda de mapeamento de processos deve ser levado muito a sério e tratado com prioridade. Realizar esse mapeamento, pode atingir diferentes objetivos e elevar o patamar do seu negócio.
Por isso, é importante ficar muito atento a esse assunto! E é exatamente para falar sobre ele que convidamos a ler nosso post. Aqui iremos falar tudo o que precisa saber sobre o mapeamento de processos para seu negócio.
Por que fazer mapeamento de processos de negócios?
E vamos direto ao ponto principal desse post: por que fazer mapeamento de processos?
Todo gestor ou empreendedor tem a responsabilidade de saber como seu negócio anda. O mapeamento de processos possibilita saber a real situação do empreendimento.
Traduzido do termo inglês Process Mapping, o Mapeamento de Processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de uma atividade ou demanda existente na organização. Sendo mais específico, o Mapeamento de Processos:
- Apresenta o conjunto de atividades contidas em um processo;
- Mostra com clareza como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descreve em detalhes o fluxo de atividade;
- Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo;
- Verifica a necessidade de ajuste em algum dos processos existentes ou se há necessidade de criar;
- Analisa e questiona (se houver necessidade), de forma crítica, as medidas incluídas no processo.
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta muito eficaz para compreender todas as etapas necessárias de um fluxo de trabalho. É por meio dele que todos os envolvidos em toda cadeia de trabalho, desde gestores a colaboradores, conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados.
Inclusive, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim, resultando não somente numa boa operação da empresa, mas operando com o objetivo de trazer melhores resultados e performance.
Para entender melhor as vantagens relacionadas ao Mapeamento de Processos, imagine uma empresa que tem um produto X e deseja realizar uma mudança nele, com o objetivo de atrair mais clientes.
Acontece que fazer uma mudança assim apenas por fazer pode acabar custando caro e pode nem atingir o objetivo planejado.
O mesmo pode acontecer com seus processos: realizar mudanças sem realmente entender como um processo funciona pode resultar em custos trazendo impactos negativos na operação do seu negócio.
O Mapeamento de Processos permite entender como e por que o processo funciona, tornando muito mais precisa e eficiente qualquer ação para melhorá-lo.
Quais os benefícios do Mapeamento de Processos?
O mapeamento de processos traz muitos benefícios e vantagens para o negócio. Dentre eles podemos citar:
- Permite medir com que eficiência se o processo está funcionando;
- Reúne informações para entender onde estão as ineficiências, os gargalos e/ou desperdícios do processo;
- Analisa as soluções para as ineficiências, os gargalos e os desperdícios.
Os benefícios são principalmente devido ao fato do mapeamento de processos promover uma melhoria contínua na organização que atinge praticamente todos os setores da empresa, dando ao negócio um potencial enorme de crescimento, assim como uma gestão de alta performance.
Além disso, o mapeamento de processos quando implementado poderá trazer outros benefícios, como:
- Aumento da transparência: o mapeamento permite que todos os envolvidos na operação da empresa fiquem cientes dos processos, permitindo realizar suas atividades com mais eficiência e rastreabilidade do negócio.
- Controle de performance: com o mapeamento, as informações se tornam mais claras e acessíveis, possibilitando a construção de indicadores de desempenho que facilitam a visualização do avanço da empresa com relação aos seus processos, melhorando o controle sobre a qualidade.
- Mais produtividade: a eliminação de barreiras e gargalos facilita os fluxos de trabalho, isso faz com que ocorra o aumento da produtividade da equipe.
- Aumento da eficiência: com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa ficam ágeis tanto para execução, como também para as tomadas de decisões.
- Redução de custos: conforme os processos se tornam mais eficientes, os resultados passam a ser mais frequentes, reduzindo os custos operacionais.
Tudo isso ocorre porque o mapeamento e gestão dos processos permite automatizar os processos, eliminando a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com a redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho, além de reduzir o risco de erros.
A informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz também eficiência à equipe de trabalho, e, consequentemente, a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.
Finalizando…
Com processos mal estruturados, não há dúvidas que toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. O que pode causar muitos danos devido um processo mal-executado: falta de organização, queda na produtividade, funcionários desmotivados, repetição de tarefas, decisões errôneas e atingindo um grau mais grave, poderá até causar impactos que deixe a operação da empresa em maus lençóis.
Tudo isso pode resultar em perda de tempo e dinheiro. E nenhuma empresa crescerá dessa forma desordenada. Por isso, o mapeamento de processos pode ser vital para seu negócio.
Além de tudo, conhecer bem os processos de sua empresa é função de um bom gestor. Assim, é possível tomar as melhores decisões acerca do seu negócio e também dar condições para crescer e alcançar os objetivos esperados.
Se ainda não decidiu, decida e opte por iniciar o mapeamento de processos de sua organização!
