Muitas vezes temos muito claro em nossas mentes o que precisamos fazer durante a nossa rotina. Porém, devido ao número de tarefas, além de outras que surgem ao longo do dia, não conseguimos priorizar as tarefas para tomar nossa execução eficiente.
Organização e padronização de processos são fundamentais para estruturar melhor os afazeres do dia e evitar que as atividades se acumulem. Mas não acabam por aí!
Soluções para priorizar tarefas não são novidades. Inclusive, uma das mais conhecidas foi criada há quase um século atrás pelo general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower.
A ferramenta é conhecida como Matriz de Eisenhower e tem como principal objetivo ajudar qualquer pessoa a priorizar tarefas e tomar decisões mais assertivas.
Se quiser conhecer um pouco sobre essa matriz, e como utilizá-la pode te ajudar a ter uma rotina melhor administrada, continue lendo este post!
O que é Matriz de Eisenhower e, porque ela é importante?
De forma prática, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que categoriza suas atividades que precisam ser executadas com base em dois principais critérios: urgência e importância.
A finalidade principal da matriz é evitar que você perca tempo com tarefas menos importantes e urgentes. Esse processo acontece através de uma triagem que prioriza tarefas de maior importância e urgência para serem executadas primeiro.
Utilizar a Matriz de Eisenhower de maneira correta otimizará naturalmente seus índices de produtividade. Assim, proporcionando maior agilidade e tomada de decisões baseadas na razão.
Além, é evidente, de promover uma maior organização e clareza das suas tarefas.
Como utilizar a Matriz de Eisenhower?
Entendendo o conceito e importância da Matriz de Eisenhower, segue abaixo um passo a passo de como ela pode ser construída.
1. Primeiramente saiba diferença entre urgência e importância
Urgentes são aquelas tarefas que possuem prazo, ou dependem da condição de que se não acontecer naquele prazo, não tem possibilidade de acontecer da melhor forma. Normalmente, exigem atenção imediata, como, por exemplo: meta de vendas do dia.
Já as importantes são as atividades cujos resultados estão diretamente relacionados a algum objetivo ou meta que precisa ser alcançada, ou propósitos que deseja atingir.
2. Construa sua matriz
O primeiro passo para a elaboração da Matriz de Eisenhower, é desenhar um plano cartesiano, como exemplificado abaixo:
Dentro da matriz serão formados quatro quadrantes, no qual ficarão posicionadas as tarefas. A linha horizontal representa a urgência, a vertical representará a importância. A partir da intersecção desses critérios, será possível listar as tarefas e categorizá-las.
3. Defina as tarefas importantes e urgentes
No primeiro quadrante, ficam as atividades importantes e urgentes, aquelas que merecem prioridade mais alta, portanto, não podem ser adiadas.
Geralmente, elas possuem um prazo bem definido, e devem ser concluídas quanto antes. Ou seja, o lema é: faça imediatamente!
4. Defina as tarefas importantes e não urgentes
Nessa categoria, são inseridas as tarefas que são importantes, mas não possuem urgência para serem executadas (médio e longo prazo).
Geralmente estão relacionadas aos objetivos, metas e propósitos definidos, mas que não possuem um prazo bem definido.
O objetivo neste quadrante é planejar um tempo para se dedicar a essas atividades, após o cumprimento das tarefas do primeiro quadrante.
5. Defina as tarefas não importantes e urgentes
Neste quadrante, são colocadas as tarefas que não são tão importantes, mas o prazo para sua execução está se esgotando, ou seja, elas possuem uma certa urgência.
Um exemplo que podemos citar é o pagamento de boletos, que possuem uma data de vencimento, porém não é uma tarefa que impacte diretamente nos seus objetivos principais.
Sendo assim, é importante pensar quais as atividades devem estar nesse quadrante. Ainda mais porque na maioria das vezes há a possibilidade de delegá-las para outras pessoas, automatizá-las, ou apenas dar atenção a elas após o cumprimento das obrigações dos outros quadrantes.
6. Defina as tarefas não importantes e não urgentes
As tarefas designadas para este quadrante são aquelas não são urgentes e nem importantes. Além disso, são as que devem ser deixadas para depois, ou, em alguns casos, eliminadas.
Esta etapa é importante, e, ao mesmo tempo, delicada, pois aqui estarão as tarefas que você não deve perder tempo, e que não haverá problemas caso sejam executadas sem pressa, a longo prazo.
Algumas dicas para melhor aproveitar a Matriz de Eisenhower
Como mencionado anteriormente, a Matriz de Eisenhower surgiu há quase um século, e a evolução da tecnologia e da própria ferramenta permitiu que o modelo fosse otimizado. Segue abaixo, algumas dicas para tirar maior proveito da matriz:
Utilizar aplicativos de organização
Existem diversos aplicativos de organização de tarefas que permitem a sua categorização de acordo com a Matriz de Eisenhower, como o Trello, Asana, Evernote, dentre outros.
Além de poder dividir as atividades em listas, conforme a classificação, esses aplicativos ainda possuem funções adicionais como lembretes em forma de alarmes. Além de automação com e-mails e calendários digitais, que facilitam a organização da rotina.
Inclusive, aplicativos como os Pomodoros podem ser combinados com a matriz. Justamente para proporcionar uma melhor gestão de tempo, de modo que o usuário evite distrações quando está executando suas atividades.
Atualize a matriz frequentemente
É interessante que a Matriz de Eisenhower esteja em constante mudança, a medida que as tarefas vão sendo executadas, ou seja, a cada tarefa prioritária finalizada, um novo espaço é aberto para gerenciar as de menor prioridade.
Antes de começar o dia, é ideal que 15 a 20 minutos sejam destinados para organizar as tarefas que serão feitas nas próximas horas até o final do dia, essa ação vai te ajudar a manter o foco no que realmente importa.
Preste bastante atenção no segundo quadrante
Por mais que as tarefas do primeiro quadrante tenham a necessidade de serem executadas imediatamente, é preciso ter em mente que os itens do segundo quadrante, mesmo que não tenham um prazo definido, ainda são importantes para os objetivos e metas de longo prazo. Portanto, é interessante que no plano de execução das tarefas, algum tempo seja destinado para essas atividades que apesar de não serem urgentes, são importantes.
Agora que já reunimos tudo que você precisa saber para começar a implementar a Matriz de Einsehower, que testá-la na sua rotina? Comece com o modelo tradicional e vá adaptando de acordo com a sua necessidade.
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