Você sabe o que fazer para melhorar os resultados do negócio? Um bom gerenciamento dos processos da empresa permite uma redução de custos e uma maior qualidade dos produtos oferecidos. Esse gerenciamento pode ser feito através de um Mapeamento de processos.
Continue lendo para aprender sobre o que é Mapeamento de Processos e como ele pode ser aplicado à sua empresa!
O que são os processos na empresa?
Processo é uma sequência de atividades geradoras de um produto final. Por isso, a forma como ele é realizada implica no que será ofertado ao cliente.
Todas as empresas possuem processos, que vão desde as etapas para a fabricação de um produto, até mesmo os que não sejam visíveis como em um escritório, no qual o produto é o fluxo de informações.
A minha empresa precisa gerir seus processos?
O gerenciamento não se restringe à grandes empresas, nas quais as atividades são muito elaboradas e complexas, mas contempla também micro e pequenas empresas, pois todas precisam ter um bom desempenho ao ofertar o produto ou serviço ao cliente.
Por se entender como processo somente o caminho de produção de um bem, o gerenciamento das atividades de muitas empresas não recebe a devida importância ou pode até não existir.
Sem o acompanhamento do processo, é difícil para a empresa saber onde estão os desperdícios, tanto de tempo, quanto de dinheiro e de materiais, para melhorar seus resultados.
Para fazer esse gerenciamento, você pode utilizar como metodologia o mapeamento de processos.
O que significa mapeamento de processos
O mapeamento dos processos, também chamado de diagrama, é uma forma de organizar as atividades que sustentam a empresa, para que todas sigam um padrão e sejam eficientes.
Quando você não sabe quem deve cobrar; as atividades não seguem um padrão, há uma falta de eficiência e um desperdício de tempo e capital, isso indica que seu negócio precisa de um mapeamento dos processos.
Ao mapeá-los, você obtém uma padronização, uma redução de desperdícios e uma melhoria na comunicação interna.
Um exemplo prático seria de uma pequena loja de roupas do senhor Márcio, na qual ele percebe que há um grande tempo gasto na reposição dos estoques.
A partir de um mapeamento de processos, o senhor Márcio definirá as atividades, suas características e seus executores.
Com isso, ele pode realocar seus colaboradores e padronizar a reposição para que o tempo da atividade seja reduzido e transferido para o atendimento com o cliente.
Como fazer um mapeamento
Para que sua empresa consiga realizar um bom mapeamento de processos, ela deve seguir os próximos passos:
1º Passo: Análise do estado atual
Para iniciar, é importante compreender como os diversos processos são realizados na empresa para identificar suas falhas. Nesse passo, você pode aplicar um questionário aos colaboradores para entender os principais pontos dentro das atividades da sua organização.
2º Passo: Modelagem dos processos em vigor
Os processos dentro da empresa devem ser mapeados pela utilização de alguma ferramenta para facilitar a visualização do fluxo de trabalho ou através de softwares de modelagem, como Bizagi ou Heflo.
De acordo com a necessidade da empresa, pode-se avaliar também outros aspectos além desse fluxo, como:
- Controles: quem são os responsáveis; o que o regula; quais são os indicadores e os riscos;
- Pessoas e Organização: qual a estrutura organizacional e os executores;
- Tecnologia e Infraestrutura: qual o sistema e os ativos físicos utilizados; como a informação é transmitida;
- Desempenho: qual o valor para o cliente; tempo; custo; entrega e flexibilidade.
3º Passo: Redesenho de novos processos
Feito o diagnóstico dos problemas, deve-se pensar na melhor maneira de realizar cada processo. Os processos devem ser mapeados de forma a otimizá-los, usando o redesenho para orientar as mudanças na sua organização.
Veja um exemplo de 8 etapas para mapear processos industriais!
Resultados esperados ao mapear os processos na sua empresa
Nesse artigo foram apresentadas características básicas do mapeamento de processos para melhorar o desempenho da empresa.
Quando uma empresa está consolidada na gestão de seus processos, ela consegue um crescimento da produtividade e maneiras para se diferenciar dos concorrentes pela construção de novos processos, obtendo como vantagens:
- Entende como o processo é executado;
- Criar uma referência para a melhoria;
- Padroniza e otimiza o trabalho;
- Determina papéis e responsabilidades;
- Analisa e reduz custos
- Aumenta sua eficiência e rendimento.
Gerenciar os processos com o mapeamento
O diagrama de processos é apenas uma metodologia que integra uma parte de gerenciamento de processos que busca melhorias contínuas na empresa. Caso você não tenha uma gestão de processos em seu negócio ou queira melhorar a já existente, é importante saber a sua importância para os resultados e quais as suas metodologias.
O que você acha de aplicar também a Gestão de Processos na sua empresa para melhorar ainda mais os resultados?
“Gestão de Processos: Aprenda a Implementar e Melhore os Resultados de sua Empresa!”
Texto escrito por Letícya Assis. Consultora de projetos da UFMG Consultoria Jr.
