Devido às diversas necessidades que um negócio tem para crescer de forma saudável e sobreviver às constantes alterações e instabilidades no cenário econômico, administrar de maneira eficiente têm sido um dos maiores desafios do empreendedor. Afinal, a exigência de habilidades e estratégias se tornam ainda maiores em situações de incertezas como a que estamos vivendo.
Seja na sua casa, na padaria, no mercadinho da esquina ou na multinacional, o planejamento estratégico e financeiro deverá ser aplicado. No entanto, nem sempre isso ocorre, com exceção das grandes companhias, que costumam ter esse processo bem consolidado na sua rotina, considerando a obrigatoriedade e cobrança dos investidores e acionistas.
Seja qual for o tamanho da sua empresa e em que etapa do desenvolvimento ela esteja, controlar os custos e despesas da organização é essencial. Afinal, é praticamente impossível operar sem um orçamento.
Nesse post, você encontrará as 7 etapas que precisa saber para implantar a gestão orçamentária na sua empresa.
O que é orçamento empresarial?
É considerado um plano empresarial que estima os ganhos, as despesas e os investimentos de uma empresa em um determinado período futuro, geralmente entre 12 e 36 meses, dependendo do segmento da empresa. Em empresas de concessão e exploração poderá levar até 10 anos, por exemplo.
Em resumo, orçamento empresarial trata-se de um planejamento, que pode ser organizado em um documento ou por meio de ferramentas tecnológicas, no qual deverá constar detalhadamente as informações das receitas e despesas. É um mapa que reúne informações de controle financeiro das empresas.
Qual a importância do orçamento empresarial?
O orçamento empresarial tem como objetivo principal controlar os gastos da empresa de forma mais responsável, já que todo o plano irá girar em torno de um orçamento ideal.
Como não se baseia em dados passados e sim na projeção futura, essa prática permite uma análise crítica da situação da empresa, das perspectivas de mercado e as metas do negócio, impactando assim no crescimento e resultado empresarial.
É uma poderosa ferramenta de gestão capaz de impedir até mesmo a falência da empresa.
O orçamento é o melhor mecanismo de condução de uma organização, pois para que ele seja realizado, é necessário ter conhecimento dos gastos com investimentos, estimativa das vendas, o nível de endividamento e a sazonalidade dos seus produtos ou serviços, fatores importantes para o desenvolvimento empresarial e que irão impactar nos resultados da instituição.
Embora não exista uma fórmula mágica para o sucesso, ele está na capacidade de lidar com situações reais associadas a habilidade de gerir, mantendo o negócio estável e dentro do orçamento planejado. Por isso, é tão importante aderir ao processo de elaboração do orçamento da organização.
7 etapas para montar seu orçamento empresarial
Agora que já sabe o que é e a importância da gestão orçamentária na organização, podemos avançar para o próximo nível e logo estaremos colocando tudo em prática. E para iniciar, basta seguir as seguintes etapas:
1 – Faça o diagnóstico
A primeira etapa para elaborar um bom orçamento empresarial é realizar um diagnóstico da situação atual da empresa. É impossível criar um orçamento eficaz se a empresa não conhece a sua realidade.
Esse diagnóstico deverá conter as seguintes informações:
- gastos;
- lucros;
- investimentos;
- tributação;
- fluxo de caixa.
É válido que invista algum tempo na verificação dessas informações, se atentando não somente ao ano anterior, mas analisando pelo menos os três últimos anos. Isso ajudará na avaliação da sua atual situação financeira como também no acompanhamento da sua evolução e resultados.
2 – Mapeie as despesas
O mapeamento das despesas é de grande relevância para o orçamento, já que é dentro dessa etapa que é possível prever os recursos disponíveis a serem utilizados nas oportunidades de crescimento.
Dentro desse levantamento, é necessário conter as informações referente aos custos operacionais e pessoais, sendo necessário separar as despesas recorrentes: o que se gasta com maquinários, dos custos com funcionários, por exemplo.
Faça uma listagem das despesas fixas (telefone, internet, salários, tributos) e das variáveis (frete, energia, conserto de máquinas, matéria prima, entre outros).
Mensurando detalhadamente essas informações, é possível acompanhar um cenário real, criar alternativas para redução de custo, fazer correções ou até cortes orçamentários, impedindo por exemplo que a empresa gaste além do que pode.
3 – Mensure sua receita
Ter conhecimento sobre os valores ganhos pelos produtos ou serviços oferecidos permite aos gestores ter uma visão mais clara dos resultados da empresa.
Com isso, as decisões de investimentos relacionadas às vendas se tornam mais assertivas. Além de permitir um controle mais exato sobre a saúde financeira e o futuro da organização no mercado.
4 – Estabeleça objetivos e metas
Essa etapa deverá fazer parte de qualquer tipo de organização. Para se obter bons resultados, é necessário definir as metas e os objetivos da empresa. São eles que irão nortear onde a empresa almeja chegar. Para isso, é essencial ter estrutura e também recursos disponíveis.
Depois de ter em mãos as informações oriundas da análise financeira da instituição, ficará mais fácil definir os objetivos. Essas informações deverão replicar para o gestor os seguintes pontos:
- onde quer chegar;
- quanto pode investir;
- o que tem disponível;
- quais despesas precisam ser cortadas.
No entanto, é fundamental que as metas e objetivos sejam reais. Não esquecendo que a estrutura e recursos que você têm à disposição sejam todos respeitados. Vislumbrar o que está acima da capacidade da empresa poderá colocá-la em crise ou até mesmo levá-la à falência.
5 – Escolha a melhor ferramenta
Para criação do orçamento empresarial, a organização deverá decidir que ferramenta utilizará para o controle gerencial das finanças e assim poder estruturar melhor seu orçamento.
Vale ressaltar que essa escolha varia de acordo com o nível de maturidade do negócio. Quanto maior a empresa, maior será a necessidade de contar com ferramentas mais avançadas.
Empresas em estágio inicial, mesmo não contratando um profissional ou softwares, é importante realizar esse controle e apostar na elaboração do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), controle de Fluxo de Caixa e nas planilhas de orçamento.
Já as empresas em níveis mais avançados, é interessante investir em software de gestão que permitirá a automatização do controle financeiro, demandando menos tempo com esse tipo de atividade, agilizando as tarefas do dia a dia e auxiliando na tomada de decisões. Algumas ferramentas: planilhas de Excel, Nibo, Conta Azul, Granatum, Myfinance, Contabilizei, entre outros.
6 – Faça projeções para o período
Baseado nas informações que armazenou até essa etapa do processo, será necessário montar uma projeção empresarial para o período.
Nesse registro deverá estimar tanto as receitas e despesas, como também provisão do capital de giro, compra de equipamentos e projeção do crescimento da empresa.
Como sugestão para auxiliar no controle e gestão dos gastos, monte um calendário com as etapas a serem cumpridas ao longo dos próximos 12 meses.
7 – Acompanhe os resultados
Esteja ciente que não é somente seguir essas etapas. É indispensável acompanhar o cumprimento do planejamento e analisar o resultado de cada uma delas.
Cada informação proveniente desse processo é primordial para o sucesso de seu negócio, pois é ele quem identifica falhas e as possíveis soluções para que não acarrete em maiores prejuízos futuros.
Além do mais, esse planejamento se torna estratégico na percepção para oportunidades de alavancagem do seu negócio no mercado.
A criação de um orçamento empresarial deverá ser tarefa obrigatória para uma gestão de excelência, tornando as decisões da empresa mais eficazes e assertivas e os resultados mais evidentes e lucrativos.
Caso surja alguma dúvida, entre em contato conosco, ficaremos felizes em te ajudar.
.
