O que é Otimização de Processos?
A otimização de processos é um método de gestão empresarial consiste em analisar as rotinas de trabalho e identificar possíveis desperdícios ou retrabalho.
O seu objetivo principal é alcançar os resultados traçados pela empresa de forma mais eficaz, desperdiçando menos dinheiro e tempo, evitando esforço desnecessário e utilizando menos recursos.
Quais são as etapas da Otimização de Processos?
1ª Etapa: Mapear as etapas do trabalho
Essa etapa consiste em entender todas as atividades que são realizadas na sua empresa e identificar quais são os resultados esperados. É muito importante ficar atento aos detalhes de cada etapa, uma vez que cada um deles pode fazer toda a diferença no processo completo.
É necessário anotar:
- Qual a atividade
- Quem a realiza
- Quanto tempo demora para ela ser realizada
- Qual o resultado esperado
Para saber com mais detalhes como mapear os processos de sua empresa acesse nosso artigo sobre “Mapeamento de Processos”.
2ª Etapa: Identificar os pontos de melhoria
Após mapear todas as rotinas, é necessário analisar todas essas anotações e identificar possíveis gargalos. Eles podem ser desperdício de recursos, dinheiro e tempo ou procedimentos muito demorados e inúteis.
É importante ressaltar que todos os processos podem ser otimizados, sejam eles administrativos, produtivos, logísticos ou operacionais.
3ª Etapa: Implementar as melhorias
Agora, uma vez que os pontos de melhoria já foram identificados, é importante que as mudanças sejam aplicadas de forma gradual para que toda a equipe consiga se adaptar ao novo processo.Para conseguir saber com precisão qual foi o resultado das mudanças nos processos de sua empresa, é necessária a criação de indicadores relacionados às otimizações implementadas. Além disso, existem alguns métodos que são muito úteis para isso. Descubra quais são eles em nosso artigo “Gestão de Processos: Aprenda a Implementar e Melhore os Resultados de sua Empresa”.
4ª Etapa: Monitorar resultados
Para saber quais foram os resultados da otimização de processos, é essencial analisar a implementação das melhorias. A melhor forma de fazer isso é coletar os dados para preencher os indicadores criados na etapa anterior. Fazendo isso, será possível medir as alterações realizadas nos processos e motivar a empresa a melhorar cada vez mais a produtividade.
Com os resultados dos indicadores coletados, será possível ter uma noção precisa do resultado que a otimização de processos trouxe para sua empresa. A partir desses resultados, você terá a informação necessária para identificar em quais outros pontos seu negócio pode melhorar.
Quais são as vantagens da Otimização de Processos?
Quando uma empresa consegue implementar as mudanças decorrentes da otimização de processos, seus resultados são impulsionados, a produtividade aumenta, os desperdícios diminuem, o retrabalho é evitado e a empresa se desenvolve como um todo.
Com mercados cada vez mais competitivos e clientes mais exigentes, é nos detalhes que uma empresa consegue se destacar no seu segmento. Assim, com maior agilidade, produtividade, motivação dos funcionários e métodos modernos, é possível disputar de igual para igual com a concorrência.
Texto escrito por Deborah Amorim. Consultora da UFMG Consultoria Jr.
