Como o próprio nome já indica, o Plano de Ação é uma estratégia traçada elencando ações para atingir um determinado objetivo, estabelecendo um cronograma e prazos para o cumprimento das ações. Além disso, o Plano de Ação determina, também, quais pessoas serão responsáveis por quais tarefas e quais recursos serão necessários – financeira e humanamente falando – rumo aos resultados desejados.
O Plano de Ação é um elemento imprescindível para uma gestão que busca conquistar objetivos organizacionais, especialmente se quiser melhorar o desempenho da empresa em alguma área ou até mesmo de forma generalizada. Ao definir prazos, atividades, responsabilidades e metas, é possível atingir, de forma otimizada, as ideias propostas.
Se você tem dificuldades para organizar suas atividades, perde a conta da quantidade de tarefas a serem realizadas e qual sua ordem de prioridade ou acredita que uma boa organização pode ser a chave para o sucesso pessoal ou profissional, continue lendo para entender melhor como um Plano de Ação funciona e como montar um sem mistério!
Para que serve o Plano de Ação?
É uma estratégia comumente usada, através de uma metodologia específica, para conquistar objetivos. Normalmente, é utilizada na gestão de empresas, definindo as ações necessárias para atingir estes objetivos, mapeando o caminho a ser percorrido. Isso não exclui a possibilidade de utilização desta técnica na vida pessoal.
Um plano de ação empresarial, por exemplo, pode abordar a gestão de projetos, a gestão de riscos, o orçamento, a execução do plano de negócios, o planejamento estratégico, o desenvolvimento e o crescimento empresarial.
Já um plano de ação pessoal acaba sendo útil para diversos propósitos, como por exemplo conquistar um novo emprego, empreender, trocar de carreira, entrar na universidade, adquirir um bem como casa, carro, ou até mesmo melhorar o relacionamento com familiares e amigos.
Por que um Plano de Ação é importante?
Principalmente por ser uma abordagem eficaz para alcançar objetivos, sejam eles pessoais ou empresariais: ao buscar o crescimento por meio do Plano de Ação, torna-se possível estabelecer uma estratégia, controlar e seguir as atividades propostas, monitorar as responsabilidades de cada parte envolvida e estimar e alocar os recursos necessários. Este processo também ajuda a definir os valores e prioridades de uma empresa, ao priorizar ações e etapas, optando pelas mais urgentes e essenciais.
Ao estabelecer um Plano de Ação, abre-se uma janela de oportunidade para expandir a liderança de um negócio, envolvendo os colaboradores no processo, propondo a troca de ideias e insights. Isso cria um ambiente colaborativo e que enriquece o planejamento. Para manter essa clareza de pensamento e ideias e harmonizar a equipe com seus objetivos, garantindo que o planejamento seja plural, abrangente e de rápido alcance, é uma boa ideia realizar uma representação visual, tornando-o acessível e com fácil visualização por todos os colaboradores.
Outro ponto interessante ao executar um Plano de Ação é aprender a prever riscos e considerar alternativas, pois nenhuma organização é imune a erros e imprevistos. Faz-se necessário levar em consideração fatores externos ao negócio, como o panorama econômico local e alterações no mercado, pensando fora da caixa para abranger o maior número de possibilidades possível e saber agir caso o cenário não seja aquele inicialmente idealizado.
Como fazer um Plano de Ação?
Seu Plano de Ação pode ser criado até mesmo em uma planilha. Se preferir, você pode fazê-lo no formato de um documento descritivo – ou, melhor ainda, com desenhos e símbolos que facilitem a visualização. O importante é colocar as ideias no papel!
Neil Patel, grande expoente do Marketing Digital, enumera cinco pilares principais para traçar um Plano de Ação:
- Iniciar um projeto, elencando, de forma clara, os principais objetivos e metas. Ao definir o que você quer alcançar, você terá um ponto de partida para elaborar o Plano de Ação.
- Planejar, estabelecendo as ações e os recursos necessários, considerando o curto, médio e longo prazo. As metas criadas através destas ações devem ser realistas, calculáveis e alcançáveis, tornando viável a análise do desempenho pessoal ou empresarial. É interessante, também, definir um período de início e término para cada atividade proposta através de um cronograma, concretizando as ações em datas específicas. Esta é a etapa de delegar responsabilidades, estimar orçamentos, elencar recursos e necessidades para colocar o plano em prática, prever riscos e considerar possíveis soluções.
- Executar, tomando as medidas acordadas no passo 2. Em um ambiente empresarial, é uma boa ideia deixar o plano de ação visível para todos os envolvidos, esclarecendo o papel de cada um no processo e tornando a meta mais palpável. Todos devem estar alinhados aos objetivos e todos os aspectos devem ser claros e bem-definidos, com a maior riqueza de detalhes possível.
- Monitorar, acompanhando os resultados alcançados. É necessário acompanhar, com frequência, se as ações estão sendo executadas adequadamente, verificando a ocorrência de erros e desvios e evitando que qualquer tipo de problema passe despercebido. Quanto mais rápido um imprevisto for identificado, mais fácil será solucioná-lo sem sofrer grandes prejuízos, comprometendo o resultado. Uma dica de Neil Patel para esta etapa é utilizar indicadores de performance, os KPIs, para avaliar o progresso da empresa, usando a análise de dados e números para tomar decisões com melhor embasamento a respeito da eficácia do plano de ação.
- Finalmente, encerrar o plano de ação, documentando o que foi feito. É hora de avaliar o resultado, considerando os objetivos traçados inicialmente e analisando todo o aprendizado adquirido, fazendo os ajustes necessários. Todo o conhecimento é válido, e os dados coletados podem ser de extrema importância no futuro ou para outros projetos.
Quais ferramentas podem ser úteis para criar um Plano de Ação?
- Análise SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Based): ao analisar a especificidade, mensuração, alcance, relevância e temporalidade de uma meta, é possível compreender se ela é genérica ou bem definida, se pode ser representada por um número, se é passível de ser conquistada, se faz sentido para o contexto do indivíduo ou da empresa e se pode ter um prazo para o seu alcance. Essa ferramenta é uma das mais utilizadas por coaches para detectar a viabilidade de uma meta.
- PDCA (Plan, Do, Check, Act): esta técnica segue as etapas de planejamento (definindo objetivos e métodos), execução (colocando a mão na massa e motivando os envolvidos), conferência (supervisionando os resultados obtidos) e ação (a partir dos dados obtidos, analisar a necessidade de mudanças e adaptações).
- 5W2H (What, Why, Where, When, Who, How, How Much): uma ferramenta em formato de checklist que convida o planejador a pensar e estruturar os processos considerando: o que fazer, por que fazer, onde fazer, quando fazer, por quem será feito, como será feito e quanto custará.
Ao longo deste post, podemos perceber a relevância que um Plano de Ação tem em uma empresa (ou na sua vida pessoal!), como utilizá-lo para conquistar seus objetivos, quais técnicas podem ajudá-lo nessa estruturação e quais os benefícios ele pode trazer para o seu negócio. Se precisar de ajuda especializada para definir seus objetivos estratégicos e traçar seu Plano de Ação, a UCJ pode ser sua aliada nessa trilha! Entre em contato e ponha no papel suas ideias e objetivos – mas não esqueça de tirá-los dali também, combinado?
