Dentro de uma empresa, tudo acontece por meio de processos de negócio. Um projeto de Qualidade de Processos busca melhorar a eficiência e eliminar desperdícios em qualquer processo de sua empresa.
Em qualquer empresa existem oportunidades de melhorar a eficiência dos processos de negócio, reduzindo custos, aumentando a qualidade, evitando desperdícios.
Como empreendedor, é importante refletir: meus processos funcionam da forma mais eficiente possível? A resposta provavelmente é não. Pelo menos, não todos os processos.
Continue lendo e você conhecerá como um Projeto de Processos da UCJ pode gerar melhorias na sua empresa!
Mas afinal: O que são Processos?
Uma boa definição de processo é: sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade.
Ou seja, desde a compra de estoque até a as vendas do produto vários processos estão envolvidos. Todas as tarefas que são executadas dentro de sua empresa são parte de um processo. E todos estes estão interligados na sua cadeia de valor!
Etapa: Mapeamento de Processos de Negócio
O início do projeto é majoritariamente composto por análises internas. Nesta parte vamos observar e alinhar como funcionam os processos da sua empresa.
É o que chamamos de mapeamento de processos. Queremos entender e documentar os processos desde a compra de compra de estoque, passando pela jornada do cliente até a venda efetiva.
Em suma, vamos entender como tudo ocorre atualmente. Essas análises são compiladas como a situação atual da empresa, e a partir dessa situação atual são estabelecidos os inputs de trabalho.
Etapa: Identificar Oportunidades de Melhoria
Com a situação atual compilada, a equipe do projeto começa a observar todo o fluxo de atividades estabelecido na primeira etapa. Através dessa observação são definidas as prioridades de trabalho. O foco do trabalho ocorrerá nos chamados gargalos, existentes nos processos.
E O Que São Gargalos? São as etapas do processo que apresentam problemas. Do jeito que são executadas causam perda de tempo, desperdícios ou não geraram valor relevante para o produto final.
Após a identificação dos gargalos, são apontados oportunidades de melhoria nos processos. São etapas que odem ser retiradas, adicionadas ou remodeladas.
É comum nesta etapa identificarmos algumas melhorias rápidas, que podem ser corrigidas imediatamente e já geram benefícios para o cliente no curto prazo.
Lanchonetes: Um Exemplo Real.
Por exemplo: uma lanchonete onde você compra o salgado antes de pegar o pedido.
Pode ocorrer de aquele salgado não estar mais disponível. Por consequência uma fila e insatisfação será gerada, enquanto o cliente espera o salgado ficar pronto ou precisa trocar o seu pedido.
Existem várias formas de resolver este problema. Uma seria se os clientes realizassem o pedido antes de pagar. Com isso a lanchonete conseguiria atender mais clientes e tê-los satisfeitos, sem correr o risco de faltar com o seu pedido.
Uma outra maneira mais complexa é com a implementação de um sistema informatizado. A quantidade de salgados produzidos seria inserida no sistema e o caixa saberia quanto ele pode vender sem consultar a cozinha.
Os exemplos podem parecer óbvios, mas não se engane. Quando estamos imersos em um processo de uma empresa dificilmente enxergamos oportunidades de melhoria. Quando uma empresa externa e especializada neste tipo de trabalho vem, consegue apontar com mais facilidade as oportunidades de melhoria.
Veja no nosso Case de Sucesso como nosso trabalho no Ministério Público do Trabalho estimou uma redução de custos que retornaria o valor investido no projeto em 3 meses.
Ministério Público de Trabalho: Uma economia de 3,7 vezes o valor do Projeto!
Etapa: Remodelagem de Processos
Após analisados os gargalos e potenciais soluções, o processo é remodelado para sua versão mais eficiente. Nesta etapa desenhamos um novo fluxo de atividades – um novo processo.
É o momento em que documentamos as alterações no processo, após as análises feitas e as hipóteses de melhoria levantadas.
Entretanto, sabemos que a teoria funciona melhor do que a prática, e por isso, seguindo os princípios do Business Process Transformation, realizamos um teste na prática.
Os novos processos são testados para que sejam validadas as ideias elaboradas na etapa de aprimoramento. Após o teste, são coletados feedbacks de como o processo ocorreu e o que pode ser aprimorado.
O grande diferencial dessa etapa é que adaptamos o processo a realidade do cliente, sem utopias de que o redesenho e um novo fluxograma são suficientes para sanar as dores existentes.
Etapa: Documentação de Processos
Outra entrega de um projeto de processos é um manual de execução dos processos. Nele estão contidas todas as atividades do processo, como executá-las e como agir sobre determinadas situações que podem ocorrer.
Com este manual a equipe sempre terá um guia de como operacionalizar o trabalho e realizar as ações de forma uniforme.
Além disso, o tempo de treinamento de um funcionário diminui bastante, visto que, muito explicativo, o manual consegue ser suficiente para o ensinamento das funções a serem exercidas pelo empregado.
Em suma, um projeto de processos guia a empresa para uma execução eficiente do trabalho, podendo maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis (humanos e financeiros) e alavancando os resultados da empresa.
Transformar os processos de uma empresa muitas vezes é mais efetivo para o aumento do lucro que até mesmo o aumento de vendas, por exemplo.
Entre em contato conosco agora! Vamos te apresentar como um projeto de Qualidade de Processos pode ser benéfico para a sua empresa:
Uma empresa com processos bem estabelecidos está muito mais preparada para competir com aquelas onde existe desordem e retrabalhos! Invista no futuro da sua empresa junto da UFMG Consultoria Jr.
Texto escrito por Vinícius Neuenschwander, Diretor de Projetos da UFMG Consultoria Jr
