A maioria dos empreendedores já devem ter ouvido falar em controle de caixa, não é mesmo?
O controle de caixa está diretamente relacionado à saúde financeira de um negócio. Ele é essencial para promover o crescimento, permitir investimentos e, até mesmo, garantir a sua sobrevivência de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou área de atuação.
Além de ser essencial para o sucesso de sua empresa, o controle de caixa contribui para uma boa gestão financeira e para que as tomadas de decisões sejam mais assertivas.
O controle de caixa é uma tarefa que deve ser levada bem a sério, não somente pelo fato de lidar com todo o dinheiro da empresa, mas principalmente porque é a partir dele que o empreendedor vai ter noção de quanto a empresa realmente dispõe para investir e para saldar os custos e despesas de sua operação.
Esse é um dos principais motivos que é recomendável que o gestor saiba a importância do controle de caixa e como ele deve ser implementado em um negócio.
No post de hoje, falaremos exatamente sobre esse tema: a importância do controle de caixa e como ele deve ser implementado na sua empresa.
O que é controle de caixa?
O conceito de controle de caixa é um procedimento administrativo considerado bastante complexo. Ele consiste no registro de entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente em uma empresa.
Trata-se da gestão que monitora e controla as entradas e saídas de dinheiro do negócio. Essas entradas e saídas também são conhecidas pelo nome de fluxo de caixa,
Ele monitora o fluxo de dinheiro, garantindo que o gestor saiba exatamente de onde vem, para onde está indo e o quanto fica de dinheiro no caixa.
Para um bom controle de fluxo de caixa, é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina e sem erros.
Esse controle geralmente é de responsabilidade do gestor financeiro e é através dos registros das entradas e saídas de dinheiro que é possível apurar o saldo existente.
O controle de caixa fornece informações para conferir os recebimentos, os pagamentos e os valores depositados em bancos; controlar e analisar as despesas pagas; e, fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
Embora a atividade se resume praticamente a uma simples conta de somar ou subtrair, acaba intimidando muitos empreendedores que apresentam certa resistência à organização e à disciplina, itens essenciais para uma boa gestão
Com isso, muitos empresários acabam cometendo um grande erro: fazer esse controle de caixa de forma intuitiva, não regular. O resultado pode ser devastador para seu negócio, já que nem percebem quando estão perdendo dinheiro. Em casos menos graves, acabam deixando de ter lucro ou desperdiçando oportunidades de negócios.
Para que serve o controle de caixa?
O principal objetivo do controle de caixa é fornecer informações capazes de auxiliar na análise do saldo da empresa e mostrar a situação atual do caixa.
O controle de caixa possibilita ao gestor identificar o dinheiro que está à disposição do negócio naquele exato momento, bem como as fontes recentes de receitas ou despesas da organização.
Outra função bastante importante do controle de caixa é permitir de forma rápida uma análise dos resultados dos negócios mesmo que preliminar, dependendo do porte da empresa.
As informações sobre o fluxo de caixa apontam se a empresa está caminhando rumo ao lucro ou ao prejuízo. Dessa forma, é possível que os gestores possam prever problemas que aconteceriam de forma antecipada e já buscavam as soluções. Além disso, o controle de caixa possibilita excelentes tomadas de decisões.
Embora seja algo crucial para qualquer empresa, em 2020, muitas empresas enxergaram o equilíbrio de caixa como algo ainda mais crucial.
Isso porque, o Brasil e o mundo viram seus negócios sendo afetados pela crise da Covid-19 e foi por ter informações acessíveis em relação aos recursos de sua organização que muitas delas estão conseguindo se reerguer.
A falta de sincronia entre receitas e despesas é o segundo motivo de fechamento das empresas e que dificultam sua condução, segundo pesquisa do SEBRAE-SP.
Na prática, o caixa deve ser controlado diariamente. Também precisa ser conferido, se houve erros de lançamentos ou desvios de recursos. As diferenças porventura existentes têm de ser apuradas no mesmo dia.
Porque o controle de caixa é tão importante para as organizações?
O fluxo de caixa é uma das ferramentas utilizadas para que o empreendedor fundamente suas melhores tomadas de decisões. É ela que permite acompanhar toda a movimentação de valores da empresa, auxiliando no controle e na gestão financeira.
Realizar o controle de caixa é imprescindível para que a empresa tenha mais clareza dos seus gastos. Com isso, é possível identificar mais facilmente onde pode se iniciar um cortes de gastos, onde os recursos podem ser investidos, se há necessidade de realocar recursos e até mesmo evitar que a empresa fique no vermelho ou passe por dificuldades financeiras.
O registro do que entra e sai do caixa mostra para aonde vão os investimentos e, também, quais fatores trazem o retorno financeiro.
É importante que se tenha riqueza de dados e também seja informado de forma detalhada. Só assim, é que é possível evidenciar com o que e como é possível poupar gastos e quais são os novos investimentos viáveis.
Além disso, a ferramenta também ajuda a gestão a fazer planejamentos financeiros mais eficientes para a organização.
Como implementar o controle de caixa na sua empresa
O fluxo de caixa pode ser implementado de forma simples, sem burocracia e ainda assim ser bastante eficiente para seu negócio. Claro que isso também irá depender do porte e da necessidade de cada empresa, mas de forma geral existem 4 elementos básicos para o controle de caixa, vejamos:
- Recebimentos
- Pagamentos
- Saldo Anterior
- Saldo Final
- Recebimentos
Como o próprio nome sugere, os recebimentos correspondem a todo dinheiro que entra na empresa.
Devem ser consideradas as vendas e até os adiantamento de parcelas por meio da antecipação de recebíveis.
Essa é uma etapa que deve se ter bastante atenção para garantir boa gestão, é necessário que todas as vendas, referente a todos os canais que foram feitas, sejam contabilizadas.
- Pagamentos
Os pagamentos são todas as saídas de valores ocorridas na empresa. Entram os custos com pagamentos de contas – água, luz, internet, telefone, compras de novos produtos ou, ainda, de matérias-primas, pagamento de salários, fornecedores, etc.
Iniciativas de inovação e treinamento também entram nessa lista de pagamentos. Todo tipo de contribuição paga pela sua empresa deve constar aqui.
- Saldo Anterior
No início de cada período do controle de caixa deve constar o saldo final das movimentações do último período.
Suponhamos que realize o registro diário – que é o mais comum e também o mais indicado – nesse caso, o saldo final do dia deve ser transportado para o saldo inicial do dia subsequente, e assim por diante.
- Saldo Final
É o saldo apurado das entradas menos as saídas e o resultado demonstra a situação financeira no período.
Sendo assim, a fórmula para esse cálculo é:
Saldo final = entrada – saída de dinheiro
Este saldo será transportado para o dia seguinte a fim de demonstrar a posição financeira da empresa.
Conclusão
O controle de caixa é vital para qualquer empresa. Ele é responsável pela manutenção, sobrevivência e crescimento dos negócios.
Essa apuração dá uma noção clara e segura de quais são os ganhos, despesas e investimentos possíveis de serem feitos de forma diária, semanal e mensal.
E faz bem mais que isso, ajuda na tomada de decisões, na projeção de cenários financeiros e na análise dos indicadores.
Esperamos que nosso post tenha ajudado a entender sobre o controle de caixa a importância para o bom andamento das operações do seu negócio.
Por isso, comece agora mesmo a implementar o controle de caixa na seu empresa.
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