Cumprir com as obrigações trabalhistas e tributárias é algo fundamental para qualquer organização. A folha de pagamento faz parte dessas obrigações e está diretamente relacionada ao sucesso do seu negócio.
Para se ter funcionários engajados e seu negócio se desenvolver de maneira saudável, é preciso que o processamento dos valores que os colaboradores recebem seja organizado da melhor forma para não haver atrasos.
Ter relações transparentes com órgãos federais e com os próprios colaboradores garantem, para além da satisfação e motivação entre as partes, evita multas ou ações judiciais.
Se tratando das obrigações com os órgãos competentes, não basta estar em dias com eles, é importante também que os documentos oficiais estejam também corretos. Erros simples e pequenos podem gerar problemas e prejuízos, principalmente quando falamos da relação entre empregado e empregador.
Sendo assim, vale salientar que boa parte do sucesso de sua organização está atrelado às pessoas que fazem parte dela e de uma boa gestão financeira. Por isso, a gestão da folha de pagamento se torna tão vital para o negócio.
Pensando nisso, elaboramos algumas dicas importantes para que sua empresa mantenha a folha de pagamento organizada de forma eficaz.
A importância de manter a folha de pagamento organizada
A folha de pagamento é o documento que guarda dados importantes sobre o funcionário e sua vida na organização.
É uma obrigação legal para qualquer tipo de empresa e nela, estão inseridas informações trabalhistas e contábeis que servirão como base para o cálculo do pagamento a ser recebido pelos colaboradores.
E não somente isso. Na folha de pagamento consta também todo o histórico do colaborador, como informações sobre sua jornada de trabalho, rendimentos, benefícios, adiantamentos, empréstimos e etc.
Embora a folha de pagamento seja um documento obrigatório, não há um modelo oficial a ser seguido, de forma que cada profissional pode escolher um sistema para o processamento e um modelo que atenda a suas necessidades, desde que estejam contidos os dados exigidos pela legislação e também o histórico de cada funcionário na empresa.
Uma folha de pagamento organizada, garante um cálculo bem feito dos valores a serem pagos e assegura que as taxas e impostos sejam recolhidos corretamente. Além de fazer com que os colaboradores tenham seus direitos resguardados.
Ademais, os colaboradores se sentem mais seguros quanto ao pagamento correto dos seus salários e direitos. O que traz motivação e empenho para com a empresa.
A qualquer sinal que indique que estão sendo enganados pela empresa, eles se sentirão desmotivados, podendo até se recusar a trabalhar ou executar as atividades de qualquer jeito.
Em casos mais graves, poderão mover ações trabalhistas, resultando em prejuízos não somente financeiros, mas de credibilidade de sua organização.
A folha de pagamento também influência no fluxo de caixa, afinal por se tratar de uma obrigatoriedade e por ser vital para operação da empresa, os custos geram impacto nos recursos, sendo essa uma obrigação que deve ser levada em consideração no desenvolvimento do preço de venda e no planejamento financeiro do negócio.
Alguns gestores acreditam, erroneamente, que uma folha de pagamento tem apenas um salário-base que foi acordado no momento da contratação do funcionário. Porém, isso é um grande erro e pode ter muitos impactos, principalmente financeiros, na organização.
Existem alguns encargos pagos apenas em caso de rescisão de contrato. Se a empresa não estiver preparada e ciente disso, com processos bem estruturados e uma gestão eficiente da folha de pagamento, pode ocorrer desestruturação e impactos negativos no fluxo de caixa.
Por isso, é importante que desde o início de um negócio, se faça a gestão da folha de pagamento, já que esse é o momento em que as empresas costumam adotar processos mais manuais, com pouca ou nenhuma automação.
Sem processos bem estruturados, a gestão de folha de pagamento pode trazer alguns desafios.
Quais erros não devem ser cometidos na folha de pagamento?
Existem alguns erros comuns que não devem ser cometidos na hora da organização da folha de pagamento para não vir gerar problemas no seu fluxo de caixa ou até mesmo ações trabalhistas.
O primeiro deles são os pagamentos indevidos. Eles ocorrem quando a empresa paga benefícios ou salários que não deveriam ser pagos, como vale-transporte no período de férias ou indenizações maiores por erros de cálculo.
Outro fator que pode levar facilmente a erros é a utilização de planilhas e registros manuais. Além de aumentar a probabilidade de erros humanos, existe um nível mais baixo em relação à segurança dessas informações que podem ser perdidas. O mais indicado é o uso de ferramentas de gestão que automatizam os processos com segurança para armazenar os dados.
Além disso, é importante não negligenciar as mudanças ocorridas na legislação e acordos trabalhistas, pois podem gerar custos extras. O não cumprimento das leis contribui para o surgimento de passivos trabalhistas e eleva os gastos com a folha de pagamento.
4 dicas que te ajudará a manter a folha de pagamento mais organizada
Com o crescimento do negócio, gerir a folha de pagamento acaba ficando ainda mais difícil. Por isso, iniciar essa estruturação da folha deve ser sempre prioridade da organização.
Por isso, no post de hoje daremos algumas dicas para melhorar seus processos, conseguir manter a saúde do seu fluxo de caixa e que seu negócio tenha sucesso e crescimento saudável. Vamos lá?!
1. Registre toda a jornada de trabalho
A folha de pagamento deve registrar individualmente os períodos trabalhados. O registro deve conter as horas de entrada e saída, assim como todos os intervalos e/ou pausa. Essas informações servirão de base ao salário e benefícios que os trabalhadores recebem mensalmente.
Um detalhe importante é que se a empresa tiver mais do que 10 funcionários, a legislação atual obriga a manter um registro de ponto, que poderá ser manual, eletrônico ou mecânico. E lembre-se de que cada empregado deverá assinar o seu relatório ou espelho de ponto ao final do mês.
2. Padronize os cargos e salários
Um grande desafio para um negócio é gerenciá-lo sem conhecê-lo bem.
Uma estrutura bem definida de cargos e salários, fará com que seus colaboradores entendam a forma de distribuição de remunerações, benefícios e gratificações usada pela empresa, além dos caminhos para crescer na organização.
Com isso, é possível saber e analisar a quantidade de trabalhadores por área ou cargo, o que também facilita os cálculos na folha de pagamento e a visualização de quais funções poderiam receber mais investimentos.
Além disso, criar uma política de regras para cada cargo e salário também atrai o interesse dos colaboradores em criar um plano de carreira , ou seja, torna-se bastante atraente no mercado.
3. Crie uma rotina para a folha de pagamento
Crie uma rotina específica para a folha de pagamento, desde o lançamento das movimentações até a assinatura dos contracheques.
Os holerites ou contracheques devem trazer discriminados todos os valores e indicações das remunerações: salários, benefícios, gratificações mensais, deduções, carga horária trabalhada e o enquadramento de função.
Tudo o que constitui o quanto cada funcionário tem a receber naquele mês deve ser contado e deixado claro. A entrega do holerite para os funcionários é uma obrigação legal da empresa.
Deverá estabelecer também uma rotina de verificação dos impostos, pagamentos, assinatura e arquivamento de documentos, entre outras.
Com uma rotina bem estabelecida, não irá gerar atrasos, tanto em relação aos pagamentos, como os funcionários ficarão bem mais confortáveis e confiantes na relação que têm com a organização.
4. Tenha sempre backups dos documentos
A folha de pagamento é um documento obrigatório e, por isso, é essencial realizar cópias de segurança.
Essa prática pode até entrar da rotina de folha de pagamento e deve ser realizada com frequência.
Vale salientar que ela não é importante apenas para fins de fiscalização, mas também para toda organização, afinal são dados que indicam todo o histórico e trajetória de um colaborador na empresa.
Essas são algumas dicas que ajudarão a melhorar a organização da folha de pagamento da sua empresa. São dicas valiosas que te ajudarão a manter a folha de pagamento eficaz e organizada.
Essa é uma tarefa que deve ser considerada de grande relevância e deve ser executada com bastante atenção e cuidado, visando sempre ao bem-estar dos colaboradores e à saúde financeira da companhia.
Uma empresa com processos bem estruturados, ganha em competitividade, aumentando seu lucro e diminuindo as perdas com processos trabalhistas.
Por isso, siga nossas dicas e deixe sua empresa e sua folha de pagamento organizada e eficaz!
Inclusive, o que acha de fazer um diagnóstico gratuito da sua empresa? Seja na área financeira, de marketing, estratégia ou recursos humanos, a UFMG Consultoria ajuda a sua empresa a alavancar o crescimento através da consultoria empresarial!
